Zásady zadávání zakázek

ÚČEL

Účelem těchto Zásad pro zadávání zakázek je stanovit postupy, které je třeba dodržovat, aby bylo zadávání zakázek na zboží a služby v souladu s platnými zákony.

POLITIKA

Nakupování zboží a služeb se řídí různými zákony. Kolegium a jeho správní rada (dále jen „představenstvo“) se zavázaly dodržovat všechny zákony za účelem efektivního a efektivního nákupu potřebného zboží a služeb. Zásadou Hudson County Community College je pořizovat veškeré zboží a služby v souladu s platnými zákony, včetně zákona o smlouvách County College v New Jersey, NJSA 18A:64A-25.1 a násl.

Představenstvo deleguje na prezidenta odpovědnost za rozvoj postupů a systému vnitřní kontroly nákupu. Za provádění politiky bude odpovědný finanční úřad.

Schvalovací matice

Schválený: Leden 2022
Schválil: Správní rada
Kategorie: Nákup
Podkategorie: Nákup
Naplánováno na kontrolu: červen 2024
Odpovědné úřady: Finance

Zasedání PEC HCCC – srpen 2022

postupy

I. ÚVOD

Účelem Postupu při zadávání veřejných zakázek je stanovit základní pokyny pro veškeré zadávání zakázek na zboží a služby, které jsou v souladu s platnými zákony.

1. Nákupy méně než 20 % prahu nabídky akademie
   1. Podle NJSA 18A:64A-25.19 může být udělení nákupů, smluv nebo dohod, které se odhaduje na méně než dvacet procent (20 %) aktuálního prahu nabídky akademie (8,320 1 USD od 2023. července XNUMX), uděleno na základě žádosti jednoho nabídku nebo nabídku.
      2. Obchodní registrační certifikát je vyžadován od prodejců, když nákup překročí 15 % prahové hodnoty nabídky akademie (6,240 1 USD od 2023. července 52) a služby jsou poskytovány v New Jersey. NJSA 32:44-XNUMX, a násl.
      3. Pro žádost o nákup je vyžadován souhlas vedoucího kanceláře/jednotky a/nebo viceprezidenta oddělení.
2. Mezi 20 % prahové hodnoty nabídky akademie a 17,499 XNUMX $
   1. V souladu s NJSA 18A:64A-25.19 musí být před udělením nákupu vyžádány minimálně dvě (2) cenové nabídky, kdykoli je to možné. Zakázka bude udělena na základě nejnižší obdržené zodpovědné nabídky, která je pro College nejvýhodnější, ceny a dalších zvažovaných faktorů. Pokud ocenění není uděleno prodejci poskytujícímu nejnižší cenovou nabídku, bude u takového nákupu uloženo vysvětlení důvodů. Na vysokoškolskou praxi by měly být získány tři (3) nabídky, pokud je to možné.
      
      1. Kdykoli je požadováno více nabídek, je za vyžádání více nabídek odpovědná jednotlivá kancelář/jednotka. Úřad pro zadávání zakázek bude spolupracovat s úřadem/jednotkou, aby v případě potřeby pomohl najít potenciální alternativní prodejce.
   2. Mezi další výjimky z procesu vícenásobné nabídky patří použití státních smluv (NJSA 18A:64A-25.9), společný nákup s jinými okresními školami, obcemi nebo okresy, ve kterých se okresní vysoká škola nachází, institucemi vyššího vzdělávání nebo jinými jednotkami vlády podle k zákonu o místních veřejných zakázkách (NJSA 18A:64A-25.10), družstevním cenovým systémům zavedeným podle zákonů New Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (a)) a celostátně uznávaným a přijímaným dohodám o kooperativním nákupu (NJSA 18A :64A-25.11a (b)).
   3. Mezi faktory, které je možné vzít v úvahu při udělování cen, které nejsou nejnižší, patří, ale nejsou omezeny na:
      
      1. Předchozí zkušenosti (včetně předchozích zkušeností s HCCC)
      2. Reference
      3. Místo (pokud je fyzická blízkost prodejce nezbytná pro efektivní a ekonomický nákup nebo plnění smlouvy)
   4. Pro požadavek na nákup je vyžadován souhlas vedoucího kanceláře/jednotky a/nebo viceprezidenta oddělení.
3. Mezi 17,500 XNUMX $ a prahem nabídky akademie – spravedlivý a otevřený proces
   1. Namísto žádosti o vícenásobné nabídky podle NJSA 18A:64A-25.19 může akademie použít spravedlivý a otevřený proces pro nákupy mezi 17,500 10 USD a prahovou hodnotou nabídky akademie. To zahrnuje zveřejnění žádosti o návrhy (RFP) na webových stránkách akademie po dobu minimálně deseti (XNUMX) dnů. Zakázka může být zadána na základě obdržené nabídky s nejnižší odpovědnou odezvou, která je pro College nejvýhodnější, ceny a dalších zvažovaných faktorů. Není-li cena udělena prodejci, který poskytuje nejnižší nabídku, musí být u takového nákupu uloženo vysvětlení důvodů.
   2. Certifikace zveřejnění obchodní entity (BEDC) není vyžadována, pokud se použije spravedlivý a otevřený proces zveřejněním RFP na webových stránkách akademie.
   3. Mezi další výjimky z procesu vícenásobné nabídky patří použití státních smluv (NJSA 18A:64A-25.9), společný nákup s jinými okresními školami, obcemi nebo okresy, ve kterých se okresní vysoká škola nachází, institucemi vyššího vzdělávání nebo jinými jednotkami vlády podle k zákonu o místních veřejných zakázkách (NJSA 18A:64A-25.10), družstevním cenovým systémům zavedeným podle zákonů New Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (a)) a celostátně uznávaným a přijímaným dohodám o kooperativním nákupu (NJSA 18A :64A-25.11a (b)).
   4. Pro žádost o nákup je vyžadován souhlas vedoucího kanceláře/jednotky, viceprezidenta oddělení, finančního ředitele nebo zástupce.
4. Mezi 17,500 XNUMX $ a prahem nabídky akademie – neférový a otevřený proces
   1. V souladu s NJSA 18A:64A-25.19 musí být před udělením nákupu vyžádány minimálně dvě (2) cenové nabídky, kdykoli je to možné. Zakázka bude udělena na základě nejnižší obdržené zodpovědné nabídky, která je pro College nejvýhodnější, ceny a dalších zvažovaných faktorů. Pokud ocenění není uděleno prodejci poskytujícímu nejnižší cenovou nabídku, bude u takového nákupu uloženo vysvětlení důvodů. Na každou vysokoškolskou praxi by měly být získány tři (3) nabídky, kdykoli je to možné.
   2. Certifikace zveřejnění obchodní entity (BEDC) je vyžadována pro udělení smlouvy prodejcům, pokud je dodržován neférový a otevřený proces. Kolega a systémy správy smluv Bonfire budou uchovávat všechny BEDC.
   3. Rozhodnutí správní rady o zadání zakázky je vyžadováno pro všechny nákupy pod prahovou hodnotou nabídky akademie, pokud neexistuje usnesení správní rady schvalující orgán pro zadavatele zadávat zakázky až do výše prahové hodnoty nabídky. Ředitel pro zakázky a veřejné zakázky dostal pravomoc udělovat zakázky na hranici nabídky (41,600 1 USD od 2023. července 18). NJSA 64A:25.3A-XNUMX (další vysvětlení viz níže).
   4. Výjimky pro požadavek na vyžádání více nabídek jsou stejné jako výše.
   5. Pro žádost o nákup je vyžadován souhlas vedoucího kanceláře/jednotky, viceprezidenta oddělení, finančního ředitele nebo zástupce.
5. Nákupy nižší, než je prahová hodnota nabídky akademie – usnesení o oprávnění ředitele pro zakázky a zadávání zakázek zadávat zakázky v rámci prahu nabídky
   1. Podle NJSA 18A:64A-25.3 lze provádět, sjednávat a projednávat nákupy, smlouvy nebo dohody o provedení jakékoli práce nebo o poskytování nebo pronájmu materiálů nebo zásob, jejichž náklady nebo cena nepřesahují prahovou hodnotu nabídky vysoké školy. zadává zadavatel, je-li k tomu zmocněn usnesením správní rady, bez veřejného vypisování nabídek a licitace tedy. Ředitel pro smlouvy a veřejné zakázky musí při udělování smluv dodržovat postupy zákona o smlouvách County College. Na každou vysokoškolskou praxi by měly být získány tři (3) nabídky, kdykoli je to možné.
   2. Pokud neexistuje výjimka, je nutné vyžádat si více cenových nabídek. Výjimky pro žádosti o nabídky jsou stejné jako výše.
   3. Žádost o koupi vyžaduje schválení správní rady a ředitele pro smlouvy a nákup.
6. Nákupy rovnající se nebo překračující prahovou hodnotu nabídky
   1. Položky s hodnotou vyšší, než je prahová hodnota nabídky akademie, budou veřejně inzerovány a nabízeny, pokud nejsou vyňaty podle 18A:64A-25.5 nebo jiného zákona, a musí být v souladu se zásadami Play-to-Play 6.4. Ředitel smluv a zadávání zakázek připraví specifikaci nabídky nebo případně žádost o návrhy s ředitelem odboru a/nebo finančním ředitelem nebo pověřenou osobou. Zakázky osvobozené od nabídky (kromě odborných služeb) stále vyžadují vyžádání více nabídek podle NJSA 18A:64A-25.5.
   2. Seznam výjimek z veřejných zakázek je uveden v NJSA 18A:64A-25.5. a zahrnují následující:
      1. Profesionální služby;
      2. Mimořádné nespecifikovatelné služby (“EUS”) a produkty, které nelze přiměřeně popsat písemnými specifikacemi, avšak vždy, když je to možné, podléhají postupům v souladu s veřejným nabídkovým řízením;
      3. Materiály nebo dodávky, které nejsou dostupné od více než jednoho dodavatele, včetně, bez omezení, materiálů nebo dodávek, které jsou patentovány nebo chráněny autorským právem;
      4. Práce prováděné zaměstnanci HCCC;
      5. Tisk právních oznámení a dokumentů používaných při soudních řízeních;
      6. Učebnice, knihovní materiály a specializované knihovnické služby;
      7. Dodávky potravin a služby včetně dodávek potravin a smluv o správě studentských center, jídelen a jídelen;
      8. Služby poskytované veřejnou službou, která podléhá jurisdikci Rady veřejných služeb (BPU), v souladu s tarify a sazebníky schválenými BPU;
      9. servis zařízení, pokud má charakter EUS, včetně nezbytných dílů;
      10. Specializované stroje nebo zařízení technické povahy, které přiměřeně neumožňují vypracování specifikací a jejich pořízení bez reklamy ve veřejném zájmu;
      11. Pojištění, včetně krytí a konzultačních služeb, které se zajistí v souladu s požadavky na EUS;
      12. Publikování právních oznámení v novinách, jak to vyžaduje zákon;
      13. Pořízení artefaktů nebo jiných předmětů jedinečného vnitřního, uměleckého nebo historického charakteru;
      14. Vymáhání částek splatných za studentské půjčky, mimo jiné včetně federálních studentských půjček;
      15. Odborné konzultační služby;
      16. Zábava, včetně, bez omezení, divadelních prezentací, kapel a jiných koncertů, filmů a jiných audiovizuálních produkcí;
      17. Smlouvy využívající prostředky vytvořené z poplatků za studentské aktivity účtované nebo vybírané studenty, které nejsou pod přímou kontrolou vysoké školy a které vynakládají studentské organizace;
      18. Tisk, včetně, bez omezení, katalogů, ročenek a oznámení o kurzech;
      19. Poskytování zboží nebo služeb pro použití, podporu nebo údržbu proprietárního počítačového hardwaru, softwarových periferií a vývoje systémů pro hardware;
      20. Nábor a inzerce personálu, mimo jiné včetně inzerce usilující o zápis studentů;
      21. Vzdělávací potřeby, knihy, oblečení atd. zakoupené knihkupectvím okresní vysoké školy nebo servisní nebo správcovskou společností na základě smlouvy s okresní vysokou školou o provozování knihkupectví okresní vysoké školy;
      22. Nákup nebo pronájem promočních čepic a talárů a diplomů nebo plaket;
      23. Výdaje na cestování nebo konference;
      24. Položky dostupné od prodejců za cenu nižší, než je cena podle státní smlouvy za stejný produkt nebo službu, která splňuje nebo překračuje podmínky státní smlouvy;
      25. Nákupy uskutečněné nebo uzavřené se Spojenými státy, státem New Jersey, krajem nebo obcí nebo jakýmkoli správním orgánem, orgánem nebo úředníkem, agenturou nebo úřadem nebo jakýmkoli jiným jejich státem nebo pododdílem.
   3. Mezi další výjimky z veřejných nabídek patří použití státních smluv (NJSA 18A:64A-25.9), společný nákup s jinými okresními školami, obcemi nebo okresy, ve kterých se okresní vysoká škola nachází, institucemi vyššího vzdělávání nebo jinými jednotkami vlády podle zákon o místních veřejných zakázkách (NJSA 18A:64A-25.10),
      systémy družstevních cen zavedené podle zákonů New Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (a)) a celostátně uznávané a akceptované dohody o kooperativním nákupu (NJSA 18A:64A-25.11a (b)).
   4. Měl by být zvážen spravedlivý a otevřený proces pro zadávání veřejných zakázek osvobozených od nabídky, aby se předešlo nutnosti získat osvědčení o zveřejnění obchodního subjektu.
   5. Třetí strany, které píší nebo pomáhají s přípravou specifikací nabídky nebo žádosti o návrhy, nejsou způsobilé předkládat nabídku nebo předkládat návrh na stejnou zakázku.
   6. Zadání zakázky veřejnosti, která vyžaduje veřejnou inzerci nabídek, udělí správní rada nejnižší odpovědné nabídce. NJSA 18A:64A-25.19.
   7. Profesionální služby:
      1. Podle NJSA 18A:64A-25.5 (a) (1) jsou zakázky, jejichž předmětem jsou odborné služby, osvobozeny od veřejné nabídky.
      2. V souladu s NJSA 18A:64A-25.19 se pro smlouvy o profesionálních službách nevyžadují vícenásobné nabídky.
      3. BEDC není vyžadováno, pokud je k získání smlouvy o profesionálních službách použit spravedlivý a otevřený proces.
      4. Odborné služby jsou definovány jako „služby poskytované nebo vykonávané osobou oprávněnou zákonem vykonávat uznávané povolání, jejíž výkon je upraven zákonem a jejichž výkon vyžaduje znalosti pokročilého typu v oboru vzdělání získané delším formálním vzděláním. kurz specializované výuky a studia na rozdíl od obecné akademické výuky, učňovské přípravy nebo přípravy. Odbornými službami se rozumí také služby poskytované při výkonu práce, která je svou povahou originální a tvůrčí v uznávaném oboru uměleckého snažení.“
   8. Nouzové nákupy:
      1. V souladu s NJSA 18A:64A-25.6 může akademie provést, vyjednat nebo zadat jakýkoli nákup bez veřejné inzerce nabídek, pokud mimořádná situace ovlivňující zdraví, bezpečnost nebo blaho obyvatel koleje vyžaduje okamžité dodání materiálů. nebo dodávky nebo provedení díla.
      2. Písemná žádost o koupi zaměstnancem odpovědným za budovu, zařízení nebo zařízení, kde došlo k mimořádné události, se podává řediteli pro smlouvy a zásobování, v níž bude popsána povaha mimořádné události, doba jejího vzniku a potřeba vyvolat výjimku nouzového nákupu. Prezident a ředitel pro uzavírání smluv a zadávání veřejných zakázek jsou oprávněni uzavřít kupní smlouvu, pokud je ředitel přesvědčen, že existuje nouze.
      3. Při dodání díla, materiálu nebo dodávek má tedy zhotovitel nárok na výplatu a kolegium je povinno
      4. Pro nouzové nákupy nejsou vyžadovány vícenásobné nabídky.
   9. Pro žádost o nákup je vyžadován souhlas vedoucího kanceláře/jednotky, viceprezidenta oddělení, finančního ředitele nebo zástupce.
7. Vyřizování smluv
   1. Všechny smlouvy budou předány řediteli pro smlouvy a veřejné zakázky k přezkoumání ve spojení s právním poradcem akademie. Smlouvy jsou poté přezkoumány finančním ředitelem a předány prezidentovi nebo jeho zástupci k podpisu.
   2. Vedoucí kanceláří/jednotek nejsou oprávněni provádět
   3. Ředitel pro zakázky a zadávání zakázek může uzavírat smlouvy spadající do působnosti ředitele vydané správní radou (smlouvy pod hranicí nabídky).
   4. Pro žádost o nákup je vyžadován souhlas prezidenta, finančního ředitele a/nebo ředitele pro smlouvy a nákup.
8. Počítačové vybavení – hardware a software
   1. CIO bude spolupracovat s ředitelem pro smlouvy a nákupy na získání všech požadavků na vybavení ITS pro College.
   2. Formulář pro odůvodnění zařízení musí být vyplněn a schválen všemi stranami. Po schválení formuláře odůvodnění musí ministerstvo vyplnit žádost.
   3. Objednávka bude vystavena po schválení požadavku a předána prodejci.
   4. IT oddělení obdrží, nakonfiguruje a nainstaluje zařízení.
   5. Požadavek na nákup vyžaduje schválení viceprezidenta divize, finančního ředitele, CIO a/nebo ředitele pro smlouvy a nákup.
9. Rozmanitost dodavatelů
   1. Inzerce pro nabídky a žádosti o nabídky (“RFP”)
      1. Nákupní oddělení inzeruje nabídky a žádosti o návrhy na webových stránkách College pro všechny místní a různorodé podniky na spravedlivé a otevřené nabídkové řízení
      2. Upozornění na nákupy – podniky vlastněné ženami (WBE), podniky vlastněné menšinami (MBE), podniky vlastněné veterány (VBE nebo VOSB), podniky vlastněné ekonomicky znevýhodněnými jednotlivci (DBE) a podniky vlastněné LGBT jednotlivci (LGBTBE), když jsou nabídky k dispozici pro zajištění různorodých podání.
      3. Posuzuje nabídky, aby zajistila splnění specifikací pro osoby se zdravotním postižením.
      4. Prozkoumejte, zda se předložení dodavatelé vztahují ke skupině Diverzity dodavatelů.
   2. Zapojení skupiny diverzity
      1. Upřednostňuje různé dodavatele ověřené státními smlouvami a družstvy.
      2. Ředitel nebo Contracts and Procurement je zapojen do mnoha diverzních skupin, stejně jako společných nákupních skupin, aby získal informace o různých společnostech různých etnik za účelem diverzifikace kupní síly.
      3. Pokračovat v členství v Radě pro rozmanitost menšinových dodavatelů v New Yorku/New Jersey, která poskytuje seznamy certifikovaných menšinových dodavatelů.
      4. Prodejci se setkali na různých konferencích, seminářích a workshopech, které se zaměřují na diverzitu dodavatelů, ve spojení s oddělením Diverzity Equity and Inclusion, Hudson County, Jersey City a State Diversity organizacemi.

Zpět na Policies and Procedures