Provozní postup údržby, oprav a úprav

I. Úvod

Účelem tohoto postupu je stanovit základní pokyny pro odpovědnost institucí a oddělení související s údržbou, opravami a úpravami zařízení školy. Aby bylo zajištěno dodržování norem HCCC a regulačních požadavků na ochranu zdraví a bezpečnost, zaměstnává akademie profesionální inženýrské a provozní pracovníky, kteří se věnují efektivnímu plánování, výstavbě a provozu všech zařízení kampusu.

Pokud není v tomto postupu povoleno jinak, provoz zařízení v kampusech Jersey City i Union City je řízen Úřadem pro inženýrství a provoz. Jednotlivci, kteří chtějí provádět práce na zařízení, by se měli poradit s příslušným personálem na těchto místech. Veškeré práce na zařízení schválené správci budovy musí odpovídat místním předpisům a normám HCCC.

Veškeré práce na zařízeních musí být prováděny v souladu s hlavou II a standardy přístupného designu/ADA. Pro účely tohoto postupu je „práce na zařízení“ definována jako jakákoli práce, která upravuje budovy nebo pozemky kampusu, jako je výměna, přemístění, odstranění nebo nátěr dveří, stěn, oken, polic nebo podlah; změna nebo průnik chodeb nebo stropů; přidání nebo rozdělení stávajícího prostoru; a mimo jiné pracovat na jakémkoli inženýrském systému budovy.

II. Institucionální odpovědnosti

Vysoká škola poskytuje základní služby zařízení, jako jsou opatrovnické služby, likvidace odpadu, recyklace a údržba a opravy budov, prostřednictvím Úřadu pro inženýrství a provoz (OEO). Vysoká škola má také finanční prostředky na drobné opravy a vylepšení, které pokrývají základní obnovu budov a bezpečnostní projekty.

1. Kancelář inženýrství a provozu
   1. Primárním posláním OEO je provádět základní údržbu, opravy a drobné úpravy nezbytné k tomu, aby byly areály akademie provozuschopné, bezpečné a v souladu s právními požadavky stanovenými zákonem nebo kodexem a normami HCCC.
2. Požadavky a kompletace inženýrských a provozních služeb
   1. Žádosti o služby OEO by měly být předloženy vyplněním online objednávky/žádosti. Po obdržení požadavku OEO přidělí číslo objednávky a podle toho naplánuje práci.
   2. OEO naplánuje pracovní příkazy tak, aby splnily požadavek na konkrétní datum a čas dokončení, a uvědomí oddělení, pokud služby nemohou být provedeny podle požadavků. Pokud není zadáno datum dokončení, budou pracovní příkazy naplánovány v přijaté objednávce.
   3. Dotazy na zpracovávané pracovní příkazy je třeba zadávat telefonicky OEO na pobočce 4048 nebo e-mailem na gacostaFREEHUDSONCOUNTYCOMMUNITYCOLLEGE. Aby bylo možné odpovědět na jakýkoli dotaz, bude vyžadováno číslo objednávky.
   4. Pokud se zjistí, že požadavek lze účtovat na jiné účty, než je provozní rozpočet OEO, bude kontakt oddělení písemně upozorněn a bude mu poskytnuto číslo objednávky a návrh odhadu nákladů na služby. Odhady jsou nezávazné a mají pomoci při rozhodování, zda povolit OEO pokračovat v práci. Pokud si žádající oddělení přeje, aby byl pracovní příkaz proveden, mělo by OEO odpovědět písemně a pokračovat ve stanoveném procesu zadávání zakázek. Po provedení služby OEO zpracuje fakturu proti vystavené objednávce.
3. Plánování, projektování a konstrukce
   1. OEO usnadňuje osvědčené postupy při vývoji, řízení a výstavbě projektů pro College a poskytuje komplexní pokyny týkající se vybudovaného prostředí instituce. To zahrnuje hlavní plánování HCCC, programování, vývoj designu, stavební úsilí a nejlepší konstrukční postupy. Před zahájením projektové žádosti se jednotlivci musí poradit s příslušným správcem oddělení, aby určili konkrétní zásady oddělení a postupy pro vyžádání práce na zařízeních.

III. Odpovědnosti jednotky související s užíváním budov

Děkani, ředitelé a vedoucí oddělení jsou odpovědní za zajištění toho, aby byl prostor využíván pro stanovené účely a využíván způsobem, který podporuje bezpečnost všech, kteří zařízení používají nebo navštěvují. Všichni členové komunity akademie jsou povinni zacházet s kampusovými zařízeními opatrně; vyhnout se jakémukoli jednání, které vytváří nebezpečné, nebezpečné, nebezpečné nebo nezdravé podmínky; a hlásit jakékoli takové podmínky, které mohou dodržet. College se spoléhá na zaměstnance a vedoucí, kteří informují a vzdělávají studenty, učitele, zaměstnance a návštěvníky zařízení o jejich používání. Mezi povinnosti oddělení patří:

• Povolení přístupu do prostoru v omezených nebo zabezpečených oblastech a po pracovní době;
• Identifikace odpovědnosti jednotky za bezpečné skladování, manipulaci a likvidaci nebezpečných materiálů; a
• Dodržování všech zásad a postupů HCCC pro úpravy, údržbu a opravy zařízení.

IV. Personál údržby oddělení

1. Kanceláře, především samostatné jednotky (jako FLIK, knihkupectví atd.), které mají nebo hodlají mít zaměstnance najaté speciálně pro údržbu oddělení a drobné úpravy, musí mít uzavřeno memorandum o porozumění s OEO. Tyto dohody musí být pravidelně revidovány, aby bylo zajištěno, že práce provedená těmito jednotkami nepřekročí to, co lze provést bezpečně a v souladu s platnými regulačními předpisy. Tyto dohody neruší odpovědnost oddělení za dodržování standardů HCCC; environmentální, bezpečnostní a zdravotní předpisy; a povolovací procesy.

V. Přidělení kancelářských prostor

1. Účelem Postupu a pokynů pro přidělování kancelářských prostor je zajistit transparentní a spravedlivý proces přidělování kancelářských prostor a stanovit priority pro přidělování kanceláří. Prostor je omezený zdroj College; v důsledku toho musí být řízena zodpovědně a způsobem, který podporuje pokrok v poslání a strategických prioritách akademie. Při řešení změn ve funkci, učebních osnovách, programech a technologiích je třeba zachovat flexibilitu. V souladu s tím byl vytvořen komplexní rámec pro přidělování a správu prostor, včetně kancelářských prostor, za účelem dosažení nejlepšího využití a reakcí na současné a vznikající potřeby. College se zavázala k spravedlivému a transparentnímu procesu přidělování všech kancelářských prostor. Alokaci kancelářských prostor spravuje Úřad inženýrství a provozu. Požadavky budou s potenciálními uživateli koordinovány výkonným ředitelem pro inženýrství a provoz a schváleny příslušným členem kabinetu. Stěhování kanceláře v rámci divize nebo jednotky nevyžaduje další schválení.
2. pokyny
   1. Vesmírné úkoly jsou založeny na poslání akademie, základních hodnotách a strategických směrech.
   2. Všichni vyučující a zaměstnanci budou mít k dispozici kancelářské nebo pracovní prostory, které jsou vhodné pro typ práce, kterou vykonávají. Pokud je to možné, členové fakulty a zaměstnanci, kteří pravidelně komunikují se studenty, by měli mít přístup do soukromého prostoru pro setkávání se studenty.
   3. Kancelářské prostory jsou majetkem vysoké školy, který bude přidělen dané jednotce nebo divizi, podle dostupnosti, způsobem, který nejlépe posouvá priority školy. Žádná jednotka ani divize „nevlastní“ prostor, který jí byl přidělen. Konečná rozhodnutí o přidělení kancelářských prostor v rámci daného odboru přísluší příslušnému viceprezidentovi nebo děkanovi odboru. V situacích, kdy jsou kancelářské prostory sdíleny mezi různými jednotkami nebo divizemi, musí místopředsedové a děkani zastupující tyto jednotky nebo divize vzájemně určit, jak bude prostor využíván. Každá jednotka nebo divize by měla spravovat své potřeby kancelářských prostor v rámci prostoru, který byl jednotce nebo divizi v daném okamžiku přidělen.
   4. Kancelářské prostory, stejně jako všechny zdroje vysokoškolských prostor, by měly být rozmístěny nejúčinnějším a nejefektivnějším možným způsobem, aby co nejlépe sloužily programovým a strategickým cílům.
   5. Vždy, když je to možné, jsou podporovány sdílené kanceláře a otevřené kanceláře, aby bylo možné efektivně využít omezený prostor kampusu.
   6. Kancelářské prostory, které byly přiděleny jednotce nebo divizi, lze přeřadit na jinou jednotku v reakci na potřeby a priority školy.
   7. Kancelářské prostory uvolněné z důvodu podstatného snížení velikosti programu, snížení počtu zaměstnanců nebo zrušení programu se vrací do fondu univerzitních prostor.
   8. Kancelářské prostory uvolněné v důsledku přemístění jednotky do jiné budovy, patra nebo apartmá se vrátí do fondu univerzitních prostor.
   9. Když má být prostor přerozdělen, budou všechny dotčené strany předem upozorněny a konzultovány.
3. Priority přidělování kancelářských prostor
   1. Pracovníci, učitelé a zaměstnanci na plný úvazek na plný úvazek, vyžadující vysokou úroveň soukromí pro práci na důvěrných záležitostech nebo setkání se studenty, zaměstnanci a ostatními; hodnost/seniorita bude brána v úvahu.
   2. Kanceláře mohou být soukromé, sdílené, otevřené nebo v kójích podle potřeby a dostupnosti. Soukromý prostor pro setkávání se studenty by měl být poskytnut těm, kteří nemají přiděleny soukromé kanceláře.
   3. Každá divize nebo jednotka by měla formulovat doporučené velikosti a typy kanceláří pro jejich individuální potřeby. U současných kanceláří se typy a velikosti budou nutně lišit od těchto doporučení v důsledku stávající konfigurace budovy a dostupnosti vhodných prostor.
   4. Kanceláře budou přiděleny na základě nutnosti, dostupnosti a vhodnosti pro zamýšlené použití.
   5. Přidělení více kanceláří pro vyučující a zaměstnance není povoleno, pokud není prokázána potřeba. Za těchto okolností může být vyučujícímu nebo zaměstnanci přidělena vedlejší kancelář (ideálně ve sdíleném uspořádání), pokud se nenachází ve stejné budově/školním areálu jako primární kancelář. Všechna rozhodnutí týkající se více úřadů budou přijímána případ od případu a vyžadují souhlas příslušného viceprezidenta/děkana po konzultaci s kabinetem.
   6. Učitelům a zaměstnancům na částečný úvazek by měly být přiděleny kancelářské prostory ve sdílené kanceláři, kdykoli je to možné.
   7. Každá jednotka by měla zajistit obsazenost všech kanceláří. Pokud jsou kanceláře ponechány neobsazené po delší dobu, například během sabatů nebo jiných dovolených, jednotky by měly tyto prostory využít ke zmírnění naléhavých prostorových potřeb. Pokud kancelářský prostor zůstane nevyužitý po dobu delší než jeden rok, může být požadováno, aby jednotka nebo divize poskytly odůvodnění pro zachování užívání prostoru.
   8. Emeritní/vysloužilí učitelé a zaměstnanci mohou mít sdílené kanceláře, pokud je v rámci jednotky k dispozici prostor a zůstávají zapojeni do činností jednotky. Účelem těchto sdílených kanceláří je umožnit jednotlivci udržovat kontakt se svou jednotkou, disciplínou, kolegy a větší komunitou College.
   9. Pokud je to možné a jednotky si přejí konsolidovat své přidělené prostory z důvodů akademické interakce a administrativní efektivity, budou poskytnuty souvislé prostory.
   10. Vedoucí jednotky nebo divize by měl pravidelně vyhodnocovat alokaci kancelářských prostor, aby bylo zajištěno, že všechny kancelářské prostory jsou využívány s maximální funkčností a efektivitou.
   11. Oficiální zprávy o inventarizaci prostor zachycující veškeré přidělení kancelářských prostor budou vedeny Úřadem pro inženýrství a provoz.
   12. Pro zajištění přesných a úplných záznamů o přidělených prostorech jednotky nebo divize ověřují u zařízení na ročním/periodickém základě přidělení kancelářských prostor a jména zaměstnanců přidělených k obsazení konkrétních místností.
   13. Kabinet bude pravidelně žádat Facilities Management, aby vyhodnotil a analyzoval přiměřenost přidělení kancelářských prostor jednotce na základě kritérií, jako je počet a typ personálu, umístění, funkční uspořádání a změny v programových potřebách.
   14. Kancelářské prostory nelze přidělit organizacím mimo areál školy bez předchozího souhlasu příslušného vedoucího oddělení ve spolupráci s kabinetem.
4. Kritéria pro změny a přidělování kancelářských prostor
   1. Primární kritéria: Následující jsou považována za primární kritéria žadatelů v pořadí důležitosti pro nové přidělení prostoru nebo změny přidělení prostoru:
      • Bezpečnost
      • Lékařské nebo ADA ubytování
      • Nový pronájem
      • Potřeby funkční práce
      • Provozní efektivita, jak se to týká akademického hlavního strategického plánu vysoké školy a/nebo poslání nebo restrukturalizace divize nebo oddělení
   2. Sekundární kritéria: Následující jsou považována za sekundární kritéria žadatelů pro nové přidělení prostoru nebo změny přidělení prostoru.
      • Stav zaměstnání
      • Nábor
      • Zachování
      • Délka služby
      • Personální záležitosti
   3. Pokud se zjistí, že požadavek na přidělení prostoru nesplňuje požadovaná kritéria, bude zamítnut. Pokud je žádost zamítnuta, lze se odvolat k příslušnému členu kabinetu. Odvolání musí být učiněno písemně a musí v něm být podrobně uvedeno, jak žádost splňuje všechny požadavky pro schválení a proč by měla být žádost schválena. Příslušný člen kabinetu bude konzultovat s příslušnými stranami a může zamítnutou žádost zvrátit nebo si zamítnutí ponechat. Toto rozhodnutí může být před přijetím rozhodnutí projednáno s vládou jako celkem. Rozhodnutí člena kabinetu je konečné.

Schváleno: Kabinet
Related Board Policy: Policy on Engineering and Operations

Zpět na Policies and Procedures