Účetnictví - Zásady proplácení cestovních náhrad


ÚČEL

Účelem těchto Zásad pro cestovní náhrady je stanovit směrnice Hudson County Community College (“College”) pro politiku náhrady cestovních náhrad zaměstnancům pro přiměřené a nezbytné výdaje vzniklé v souvislosti se schválenými služebními cestami.

POLITIKA

Kolegium a jeho správní rada (dále jen „představenstvo“) se zavazují zajistit, že zaměstnanci a členové pedagogického sboru, kteří cestují v rámci oficiálních služeb akademie, budou při vynakládání výdajů postupovat stejně opatrně, jako by rozumná osoba vynaložila, pokud by cestovala za soukromými záležitostmi na vlastní náklady. Výdaje za schválené cesty jsou propláceny v souladu s cestovními zásadami a postupy školy.
Představenstvo deleguje na prezidenta odpovědnost za vypracování postupů a pokynů pro implementaci této politiky. Finanční úřad zajistí soulad s touto politikou ve všech příslušných činnostech. 

Schváleno: červen 2021
Schválil: Správní rada
Kategorie: Účetnictví
Podkategorie: Cestovní náhrady
Naplánováno na kontrolu: červen 2024
Odpovědné úřady: Finance

postupy

Postup účetního oddělení o cestovních náhradách

I. Úvod

Účelem tohoto cestovního postupu je stanovit základní pokyny pro všechny zaměstnance, kteří jsou definováni jako zaměstnanci státu New Jersey, kteří cestují v rámci oficiálních služeb Hudson County Community College („College“). Záměrem tohoto postupu je, aby jednotlivý cestující nezískal ani neztratil osobní finanční prostředky, když cestuje na oficiální univerzitu. Všechny proplácené cesty musí být schváleny před každou cestou. Všechny schválené cesty musí být nezbytné pro dosažení cílů nebo splnění povinností konkrétního oddělení a musí být vedeny nejhospodárnějším a nejpraktičtějším způsobem pro College.

    1. Zásadou školy je proplácet zaměstnancům přiměřené a nezbytné výdaje vynaložené v souvislosti se schválenými domácími služebními cestami; mezinárodní cesty podléhají schválení správní radou.
    2. Cestování, registrace, pojištění a další výdaje si zaměstnanec hradí vlastní kreditní kartou nebo schválenou zálohou na cestu, pokud není k dispozici platba předem. Cestovní pojištění musí být zahrnuto při rezervaci cesty. Studentské cesty schvaluje prezident a rezervuje je kancelář viceprezidenta pro studentské záležitosti.
    3. Zaměstnanec, který potřebuje cestovat za prací související s vysokou školou, musí po obdržení předběžného souhlasu od nadřízeného zaměstnance vyplnit formulář cestovní žádosti (pokud se očekává, že náklady na cestu překročí 250 USD), a v případě potřeby formulář žádosti o kontrolu. Účel cesty a číslo účtu pro zdroje financování, které jsou k dispozici k pokrytí nákladů na cestu, by měly být uvedeny na příslušných formulářích, pokud je to požadováno.
    4. Formuláře musí být před cestou podepsány nadřízeným zaměstnance a odpovědným děkanem nebo členem výkonného kabinetu. Po vyplnění musí být kopie schválené žádosti o cestu zaslána e-mailem do kanceláře prezidenta ke konečnému schválení prezidentem. Tyto podpisy potvrzují schválení žádosti zaměstnance o cestu a dostupnost finančních prostředků fakulty. V případě cest správců a členů výkonného kabinetu musí formuláře schválit prezident.
    5. Po dokončení cesty je nutné vyplnit formulář pro cestovní náhrady spolu s formulářem žádosti o cestovní náhrady (pokud je to nutné) a přiložit všechny příslušné položkové doklady. Zaměstnanec předloží formuláře a položkové doklady účetnímu oddělení ke zpracování do dvou týdnů od dokončení cesty. Kontrolor je konečnou osobou, která kontroluje/schvaluje všechny formuláře pro cestovní náhrady.
    6. V platnosti jsou tyto náhrady:

      1. Příspěvek na stravování – včetně spropitného, ​​vysoká škola povoluje federální denní sazbu zavedenou Správou všeobecných služeb („GSA“). Položkové doklady musí doložit výdaje. Neměl by být požadován úhrada nákladů na stravování zahrnutých v registračních poplatcích za konferenci nebo asociaci. Více informací o sazbách v závislosti na místě naleznete v pokynech na adrese https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates.
      2. Příspěvek na auto – pokud je použití osobního automobilu zaměstnance nutné z důvodu místní nebo krátkodobé cesty, bude zaměstnanci proplacena příslušná sazba za ujeté kilometry plus mýtné a parkování, s dokladem o ujeté vzdálenosti a položkovým dokladem o výdajích. Použitelná sazba za ujeté kilometry je obvykle sazba schválená IRS.
      3. Položkové doklady – pro všechny úhrady výdajů je vyžadován podrobný dokument, který řádek po řádku rozepisuje transakci a uvádí každý zakoupený produkt nebo službu spolu s jeho jednotlivým množstvím, jednotkovou cenou a veškerými příslušnými daněmi nebo poplatky. Bez doložení položkových dokladů nebudou žádné výdaje proplaceny.
    7. Před odesláním formuláře pro cestovní náhrady účetnímu oddělení předloží zaměstnanec formulář a podpůrnou dokumentaci svému nadřízenému a příslušnému děkanovi nebo výkonnému řediteli ke schválení a potvrzení, že požadované proplatitelné výdaje jsou v rámci limitů a povolených limitů fakulty. Je nezbytné, aby nadřízený zaměstnance přezkoumal a schválil žádost o proplacení pouze „přiměřených a nezbytných“ výdajů. Nadřízený je pověřen uplatněním obchodního úsudku, pokud je ke schválení předložena konkrétní položka, která není uvedena v zásadách nebo postupu.
    8. Formuláře Žádost o cestovní výdaje (příloha A) a Proplacení cestovních výdajů (příloha B) jsou k dispozici na finančním portálu univerzity.

II. Schválení

Tento postup se vztahuje na všechny administrativní zaměstnance, pedagogický sbor a zaměstnance a další osoby oprávněné cestovat jménem akademie. Dodržování tohoto postupu je odpovědností jednotlivce cestujícího v rámci služeb školy. Tento postup platí pro všechny cesty bez ohledu na zdroj financí.

Pokud jsou cestovní náhrady z grantu nebo smlouvy, musí zaměstnanec obdržet předchozí souhlas Grants Kancelář nebo účetní oddělení vysoké školy, aby se zjistilo, že všechny předpokládané cestovní náklady budou uhrazeny v souladu s podmínkami grantu nebo smlouvy.

Očekává se, že zaměstnanci, kteří cestují v rámci oficiálních služeb akademie, budou vynakládat stejnou péči při vynakládání výdajů, jako by rozumná osoba vynaložila, kdyby cestovala za osobními záležitostmi na vlastní náklady. Výdaje za schválené cesty jsou propláceny pouze v souladu s těmito cestovními postupy školy.

    1. Schválení cest
      Veškeré cesty na konference, kongresy, školení zaměstnanců, workshopy a semináře vyžadují předchozí schválení prezidentem, personálním výborem a správní radou v souladu s tímto postupem.
    2. Přípustné výdaje
      Náhrada cestovních výdajů je omezena na výdaje nezbytné pro vyřizování oficiálních činností školy. Proplaceny budou pouze skutečné a nezbytné výdaje související s běžným pohodlím cestujícího při plnění jeho/jejích oficiálních povinností. Služební výdaje musí být přiměřené a nezbytné. Náhrada spropitného, ​​odměn a podobných poplatků je povolena za předpokladu, že vyplacené částky jsou v rámci běžných uznávaných standardů.  
    3. Mimořádné výdaje
      Žádosti o proplacení mimořádných nebo neobvyklých výdajů, které buď nebylo možné před cestou předvídat, nebo které přesahují maximální povolené sazby, podléhají schválení před proplacením. Písemné odůvodnění musí být vyplněno na formuláři cestovní proplacení s vysvětlením okolností, které si výdaje vyžádaly, spolu se všemi příslušnými podpůrnými dokumenty, které musí být zaslány přímo příslušnému vedoucímu katedry, děkanovi nebo prorektorovi ke schválení. Rektor musí schválit mimořádné situace pro výkonné ředitele nebo správce. Zdokumentované schválení by poté mělo být přiloženo k příslušným formulářům a předloženo účetnímu oddělení k proplacení. 
    4. Zvláštní podmínky
      Zaměstnanci, kteří mají jakékoli zvláštní cestovní potřeby, které nejsou výslovně uvedeny v těchto zásadách, by se měli obrátit na příslušného vedoucího katedry, děkana nebo prorektora a v případě potřeby na rektora fakulty.

III. Proces

  1. Schvalovací proces
    1. Zaměstnanec, který potřebuje cestovat za prací související s vysokou školou, vyplní po obdržení souhlasu svého nadřízeného formulář žádosti o cestu.
    2. Před každou cestou přes noc a pronajatým vozidlem, bez ohledu na cenu, musí zaměstnanec vyplnit formulář žádosti o cestu (příloha A) ke schválení supervizorem, odpovědným děkanem nebo viceprezidentem, prezidentem, personálním výborem a správní radou. Formuláře pro cesty správců a výkonných ředitelů musí schválit prezident.
    3. V případě zamítnutí nebo zamítnutí formuláře žádosti o cestu nebudou proplaceny žádné výdaje.
    4. Pokud se očekává, že dva nebo více zaměstnanců bude cestovat za stejným účelem, musí každý jednotlivec předložit samostatný formulář žádosti o cestu. Ve formuláři musí být uveden odkaz na další zaměstnance cestující za stejným účelem.
    5. Schválená výše úhrady může být omezena na pevnou částku dle uvážení děkana, prorektora nebo prezidenta.
  2. Příprava a distribuce formuláře žádosti o cestu
    1. Zaměstnanec připraví formulář žádosti o cestu a předloží jej ke schválení svému nadřízenému.
    2. Po schválení školitelem předá školitel formulář děkanovi, případně členu kabinetu.
    3. Pokud děkan nebo člen kabinetu formulář schválí, předá jej prezidentovi, personální komisi (Termíny odevzdání) a správní radě ke konečnému schválení.
    4. Jakmile jej schválí všechny strany, kancelář prezidenta předloží formulář obchodní kanceláři k ověření referentem pro účetnictví a/nebo případně účetním pro granty.
  3. Školení zaměstnanců
    Školení zaměstnanců požadované za účelem zvýšení dovedností zaměstnance, udržení stávajících dovedností v oblasti technologického vývoje a/nebo získání znalostí/nových informací vyžaduje předchozí schválení nadřízeným zaměstnance. Pokud se jedná o cestu, musí být také připraven formulář žádosti o cestu a předložen ke schválení v souladu s tímto postupem. Jak je uvedeno výše, formulář žádosti o cestu je vyžadován pro pronájem vozidel a ubytování přes noc, bez ohledu na cenu.

IV. Doprava

Tam, kde je to praktické, se od cestujících očekává, že použijí nejekonomičtější způsob dopravy. Administrativní cesty mohou zahrnovat použití soukromého nebo pronajatého vozidla ve vlastnictví školy, veřejného dopravce, taxi nebo autoservisu.

    1. Vozidla pro vysoké školy
      Vozidla školy lze používat pouze pro cesty související s univerzitou, nikoli pro osobní potřebu, pokud to výslovně neschválí správní rada. Provozovatelé musí dodržovat všechny platné zákony a předpisy týkající se vozidel, mít platný řidičský průkaz a jsou osobně odpovědní za pokuty za veškeré dopravní přestupky a dopravní přestupky vzniklé během nebo v důsledku používání vozidla školy. Rezervaci a vyzvednutí vozidel školy je třeba sjednat s oddělením prostor školy nebo s bezpečnostní kanceláří. Bezpečnostní kancelář vede seznam oprávněných řidičů vozidel školy. Mimořádné výdaje (např. opravy pneumatik, opravy součástí vozidla) vzniklé při používání vozidla školy jsou proplaceny za předpokladu, že je předloženo a schváleno dostatečné písemné vysvětlení a položkové doklady.
    2. Vozidla v soukromém vlastnictví
      Zaměstnanci používající soukromá vozidla pro služební účely budou proplaceni za ujeté kilometry ve výši stanovené daňovým úřadem (IRS). Výdaje na mýtné a parkovací poplatky budou proplaceny ve výši vynaložených nákladů.
    3. Pronájem vozidel
      Za určitých neobvyklých okolností, jako je nedostupnost veřejné dopravy nebo nemožnost jiných druhů dopravy, může být nutné si vozidlo pronajmout. V takových případech, bez ohledu na cenu, musí zaměstnanec před datem cesty písemně odůvodnit použití pronajatého vozidla na formuláři Žádost o cestu. Odůvodnění musí uvést potřebu pronájmu, důvody, proč není k dispozici nebo proveditelné použít jiný dopravní prostředek, a zahrnout odhadované celkové náklady. Pokud bude schválení uděleno, bude omezeno na pronájem vozidla ekonomické nebo střední třídy. Pronajatá vozidla nesmí být dražší než běžné tržní sazby a k cestovnímu poukazu musí být přiloženy originály nájemní smlouvy, stavy počítadla kilometrů v místě odjezdu a v místě návratu a doklad o zaplacení. 
    4. Veřejní dopravci
      Cesta do a z destinace by měla probíhat nejpřímější a nejhospodárnější trasou. Náhrada se odvíjí od skutečných nákladů na cestu veřejným dopravcem (např. vlakem, autobusem, letadlem). Pro cestu vlakem a letadlem jsou vyžadovány originální položkové doklady. Pro cestu letadlem a vlakem bude použita autobusová nebo ekonomická třída.
    5. Taxi a letištní automobilová služba
      Nezbytné poplatky za taxi jsou povoleny, ale pouze v případě, že veřejná doprava není snadno dostupná, praktická nebo v případě nouze. Pravidelná automobilová doprava může být využita k odjezdu z domova zaměstnance a na letiště a na letiště a k odjezdu z cíle cesty, pokud veřejná doprava není dostupná nebo praktická, a pouze pokud je automobilová doprava levnější než taxi.

V. Konference, konference, školení zaměstnanců, workshopy

    1. Definice: Konferenční a kongresové cesty jsou definovány jako cesty, které přímo nesouvisejí s povinnostmi a odpovědnostmi zaměstnance, ale které jsou podnikány za účelem:

      1. Rozšíření odborných dovedností.
      2. Výměna informací, nápadů a metodologie.
      3. Propagace image akademie.

        Cestování mimo Spojené státy, bez ohledu na náklady, vyžaduje souhlas děkana, prorektora divize a prezidenta fakulty.
    2. Výdaje: V případě kongresů, konferencí, školení zaměstnanců, workshopů, vzdělávacích seminářů a cest přesahujících 24 hodin a vyžadujících ubytování přes noc (včetně situací, kdy cestovní kancelář zahrnuje ubytování a stravu jako nedílnou součást plánovaných aktivit) jsou přípustné (GSA) náhrady za diety (podle odborové smlouvy) omezeny na skutečné přiměřené výdaje.
    3. Denní výlety: Strava na jednodenní výlety, které nezahrnují ubytování, se nehradí, s výjimkou případů, kdy se cesta uskutečňuje do lokalit, kde náklady na stravu převyšují náklady na škole nebo v jejím okolí, nebo kdy by délka jednodenního výletu překročila typický pracovní den.
    4. Náklady na ubytování: Výdaje na ubytování a stravování, které jsou nedílnou součástí plánovaných aktivit konference, kongresu, školení zaměstnanců atd., jsou plně hrazeny. Náhrady za stravné jsou omezeny na stravné. Pokud ubytování není nedílnou součástí akce, mají zaměstnanci nárok na náhradu za jednolůžkový standardní pokoj v hotelu business třídy.
    5. Registrační poplatky: Registrační poplatky na konference nebo workshopy jsou vratné. K úhradě registračního poplatku je nutné předložit originální zaplacené položkové doklady.
    6. Vyloučené výdaje
      1. Letecká doprava první třídou. Takové ubytování je povoleno pouze tam, kde levnější ubytování není k dispozici nebo není možné. Letecká doprava první třídou vyžaduje zvláštní souhlas prezidenta. 
      2. Výdaje osobní povahy, jako je služba komorníka, zábava, alkoholické nápoje a další poplatky podobné povahy.
      3. Pokuty vzniklé za parkování, přestupky při stěhování nebo jakékoli výdaje související s porušením platných zákonů při řízení osobního vozidla, vozidla vlastněného vysokou školou nebo pronajatého vozidla.
      4. Pokud dojde pro osobní pohodlí cestujícího nebo v důsledku čerpání dovolené k přerušení cesty nebo k odklonu od nejpřesnější trasy, nesmí povolená náhrada překročit náklady na nejekonomičtější trasu.
      5. Ubytování v hotelu za vyšší než tržní ceny je povoleno pouze v případě, že jiné ubytování není k dispozici nebo je nepraktické s ohledem na cestovní itinerář zaměstnance. Pro úhradu je třeba získat písemné odůvodnění a souhlas. Předseda sboru tuto žádost schválí.

VI. Potenciální zaměstnanci a hostující řečníci

Cestovní výdaje potenciálních zaměstnanců a hostujících řečníků musí být schváleny a uhrazeny za stejných podmínek, omezení a požadavků jako zaměstnanci cestující v rámci služeb College, jak je uvedeno v tomto postupu; cestovní náhrady potenciálním zaměstnancům a hostujícím řečníkům jsou však na uvážení.

Náhrada nákladů na stěhování nebude schválena bez souhlasu správní rady.

Děkan, vedoucí katedry nebo předseda rešeršní komise zodpovídají za informování jednotlivce o zásadách a postupech upravujících cestování, zejména pokud jde o hrazené a vyloučené výdaje, ao způsobu získání náhrady cestovních nákladů. U oprávněných výdajů je postup následující:

  1. Jakmile je naplánován pohovor s kandidátem, měl by vedoucí nebo předseda oddělení připravit formulář žádosti o cestu, aby získal požadovaný souhlas. Ve formuláři žádosti o cestu musí být uveden název pozice, která je předmětem pohovoru.
  2. Po schválení doporučí vedoucí odboru nebo předseda vyhledávací komise kandidátovi, aby požádal kteréhokoli hotelového nebo jiného prodejce poskytujícího dopravu, ubytování nebo stravování, aby kandidátovi vyúčtoval přímo. Žádný zaměstnanec školy by neměl platit za služby spojené s pobytem kandidáta. Úhrada bude uchazeči vyplacena do dvou (2) týdnů od podání.
  3. Vedoucí nebo předseda odboru si opatří rozpis všech cestovních nákladů s podpisem uchazeče. Tento formulář je třeba neprodleně odeslat na obchodní kancelář.
  4. Pro každého kandidáta musí být připravena samostatná faktura a formulář objednávky.

VII. Náhrada cestovních výdajů

Poukaz na úhradu cestovních výdajů (příloha B) musí být vyplněn a odeslán do dvou (2) týdnů po ukončení konference nebo cesty. Schválené poukazy na cestovní výdaje by měly být zadány prostřednictvím Liberty Link/Samoobsluhy se všemi originálními položkovými doklady a podpůrnými dokumenty (certifikát/podpisový list) pro všechny požadované výdaje k úhradě jako referenční přílohy.

    1. Předpisy IRS týkající se cestování stanoví, že jakékoli zálohy na cestování, které nejsou doloženy do šedesáti (60) dnů od vynaložení výdajů, mohou vést ke zdanitelnému příjmu vykazovaného na formuláři W-2 jednotlivce, který zálohu obdržel.
    2. Poukaz na náhradu cesty musí obsahovat následující údaje:

      1. Desetimístné číslo účtu, které je účtováno.
      2. Jméno a adresa cestujících.
      3. Schválený formulář žádosti o cestu (pokud existuje).
      4. Datum cesty, místo určení, ujeté kilometry, mýtné a další vzniklé náklady.
      5. Pokud jsou náklady na ubytování sdíleny s ostatními, měla by být tato skutečnost uvedena na voucheru. V takových případech je náhrada omezena na poměrnou část nákladů cestujícího.
      6. Náklady na ujeté kilometry: Dojíždění pro obchodní účely vynásobené sazbou ujetých kilometrů/náhrad platnou za míli. Přiložte mapy/směry Google nebo podobný dokument na podporu ujetých kilometrů.
      7. Poukaz musí být schválen, jak bylo uvedeno výše.
      8. Částečná náhrada cestovních výdajů: V některých případech zaměstnanci požadují náhradu pouze části výdajů vynaložených na cestu. V takových případech by měly být na poukazu uvedeny celkové vzniklé výdaje, ale do bloku „Celkem“ by měla být uvedena pouze skutečná požadovaná částka a do těla poukazu by měla být vepsána fráze „Požaduji pouze proplacení“.
      9. Poukazy zaslané na Účty závazků, které nevyhovují zde uvedenému postupu pro úhradu a/nebo postrádají informace, budou vráceny žadateli k přepracování.
      10. Proplatné jsou pouze cestovní výdaje předložené s originály položkových dokladů. Jakýkoli poukaz předložený bez potřebných podpůrných dokumentů nebo kopií položkových dokladů bude vrácen původci k doplnění/předložení požadované dokumentace.
      11. Nevyčerpané zálohy musí být vráceny obchodní kanceláři v hotovosti nebo šekem do šedesáti (60) dnů od ukončení cesty. Jakákoli nevyčerpaná záloha nevrácená v tomto časovém období bude považována za zdanitelný příjem vykazovaný na formuláři W-2 v souladu s aktuálními předpisy IRS.

Formulář žádosti o cestu

Schváleno: červen 2026
Související zásady představenstva: Účetnictví, cestovní náhrady

Zpět na Policies and Procedures