Účetnictví - Zásady proplácení cestovních náhrad

 

ÚČEL

Účelem těchto Zásad pro cestovní náhrady je stanovit směrnice Hudson County Community College (“College”) pro politiku náhrady cestovních náhrad zaměstnancům pro přiměřené a nezbytné výdaje vzniklé v souvislosti se schválenými služebními cestami.

POLITIKA

Kolegium a jeho správní rada (dále jen „představenstvo“) se zavazují zajistit, že zaměstnanci a členové pedagogického sboru, kteří cestují v rámci oficiálních služeb akademie, budou při vynakládání výdajů postupovat stejně opatrně, jako by rozumná osoba vynaložila, pokud by cestovala za soukromými záležitostmi na vlastní náklady. Výdaje za schválené cesty jsou propláceny v souladu s cestovními zásadami a postupy školy.
Představenstvo deleguje na prezidenta odpovědnost za vypracování postupů a pokynů pro implementaci této politiky. Finanční úřad zajistí soulad s touto politikou ve všech příslušných činnostech. 

Schváleno: červen 2021
Schválil: Správní rada
Kategorie: Účetnictví
Podkategorie: Cestovní náhrady
Naplánováno na kontrolu: červen 2024
Odpovědné úřady: Finance

 

postupy

Postup účetního oddělení o cestovních náhradách

I. Úvod

Účelem tohoto cestovního postupu je stanovit základní pokyny pro všechny zaměstnance, kteří jsou definováni jako zaměstnanci státu New Jersey, kteří cestují v rámci oficiálních služeb Hudson County Community College („College“). Záměrem tohoto postupu je, aby jednotlivý cestující nezískal ani neztratil osobní finanční prostředky, když cestuje na oficiální univerzitu. Všechny proplácené cesty musí být schváleny před každou cestou. Všechny schválené cesty musí být nezbytné pro dosažení cílů nebo splnění povinností konkrétního oddělení a musí být vedeny nejhospodárnějším a nejpraktičtějším způsobem pro College.

    1. Politikou akademie je uhradit zaměstnancům přiměřené a nezbytné výdaje vzniklé v souvislosti se schválenou pracovní cestou.
    2. Zaměstnanec, který potřebuje cestovat za prací související s vysokou školou, musí po obdržení předběžného souhlasu od nadřízeného zaměstnance vyplnit formulář cestovní žádosti (pokud se očekává, že náklady na cestu překročí 100 USD), a v případě potřeby formulář žádosti o kontrolu. Účel cesty a číslo účtu pro zdroje financování, které jsou k dispozici k pokrytí nákladů na cestu, by měly být uvedeny na příslušných formulářích, pokud je to požadováno.
    3. Formuláře musí před cestou podepsat nadřízený zaměstnance a odpovědný děkan nebo vedoucí kabinetu. Tyto podpisy znamenají schválení žádosti zaměstnance o cestu a dostupnost finančních prostředků školy. Pro cesty správců a výkonných úředníků musí formuláře schválit prezident.
    4. Po dokončení cesty je třeba spolu s formulářem žádosti o cestu (je-li to nutné) vyplnit formulář pro úhradu cestovní náhrady a přiložit všechny příslušné potvrzení. Zaměstnanec předá formuláře a účtenky ke zpracování účetnímu oddělení. Správce je konečným recenzentem/schvalovatelem všech formulářů cestovních náhrad.
    5. V platnosti jsou tyto náhrady:

A. Příspěvek na jídlo – včetně spropitného, ​​vysoká škola povoluje federální sazbu za den, jak ji zavádí General Services Administration (“GSA”). Příjmy musí podporovat výdaje. Nemělo by být požadováno proplácení jakýchkoli nákladů na jídlo zahrnuté v registračních poplatcích konference nebo sdružení. Další informace o sazbách podle lokality naleznete v pokynech na adrese https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates/per-diem-rates-lookup/?action=perdiems_report&state=&fiscal_year=2021&zip=07306&city.
 
b. Příspěvek na auto – je-li nutné použití osobního automobilu zaměstnance z důvodu místního cestování nebo cestování na krátkou vzdálenost, bude zaměstnanci proplacena odpovídající sazba ujetých kilometrů, plus mýtné a parkování, s dokladem o dojezdové vzdálenosti a potvrzení o výdajích. Použitelná sazba najetých kilometrů je obvykle sazba schválená IRS.

C. Účtenky – nutné pro všechny náhrady výdajů. Žádné výdaje nebudou proplaceny bez doložení potvrzení.

6. Před odevzdáním Formuláře cestovních náhrad na účetní oddělení předloží zaměstnanec formulář a podklady vedoucímu zaměstnance a příslušnému děkanovi nebo jednatelovi ke schválení a potvrzení, že uplatněné proplatitelné výdaje jsou v mezích a náhradách vysoká škola. Je nezbytné, aby nadřízený zaměstnance přezkoumal a schválil žádost o proplacení pouze „přiměřených a nezbytných“ výdajů. Je-li ke schválení předložena určitá položka, která není uvedena v zásadách nebo postupu, je nadřízený pověřený použít obchodní úsudek.

7. Formuláře žádosti o cestu (příloha A) a cestovní náhrady (příloha B) jsou k dispozici na portálu College Finance Portal.

II. Schválení

Tento postup se vztahuje na všechny administrativní zaměstnance, pedagogický sbor a zaměstnance a další osoby oprávněné cestovat jménem akademie. Dodržování tohoto postupu je odpovědností jednotlivce cestujícího v rámci služeb školy. Tento postup platí pro všechny cesty bez ohledu na zdroj financí.

Pokud jsou cestovní náhrady z grantu nebo smlouvy, musí zaměstnanec obdržet předchozí souhlas Grants Kancelář nebo účetní oddělení vysoké školy, aby se zjistilo, že všechny předpokládané cestovní náklady budou uhrazeny v souladu s podmínkami grantu nebo smlouvy.

Očekává se, že zaměstnanci, kteří cestují v rámci oficiálních služeb akademie, budou vynakládat stejnou péči při vynakládání výdajů, jako by rozumná osoba vynaložila, kdyby cestovala za osobními záležitostmi na vlastní náklady. Výdaje za schválené cesty jsou propláceny pouze v souladu s těmito cestovními postupy školy.

A. Cestovní schválení
Všechny konference, kongresy, školení zaměstnanců, workshopy a semináře vyžadují předchozí souhlas v souladu s tímto postupem.

B. Přípustné výdaje
Náhrada cestovních výdajů je omezena na ty výdaje, které jsou nezbytné pro vyřízení oficiálních záležitostí akademie. Budou hrazeny pouze skutečné a nezbytné výdaje související s běžným pohodlím cestujícího při plnění jeho služebních povinností. Obchodní výdaje musí být přiměřené a nezbytné. Náhrada za spropitné, spropitné a podobné poplatky je povolena za předpokladu, že zaplacené částky jsou v rámci běžných uznávaných standardů.  

C. Mimořádné výdaje
Žádosti o náhradu mimořádných nebo neobvyklých výdajů, které nebylo možné před cestou předvídat, nebo které překračují maximální přípustné sazby, podléhají před proplacením schválení. Na formuláři cestovní náhrady musí být vyplněno písemné zdůvodnění vysvětlující okolnosti vyžadující výdaje spolu s veškerou příslušnou podpůrnou dokumentací, která musí být zaslána přímo příslušnému vedoucímu katedry, děkanovi nebo viceprezidentovi ke schválení. Prezident musí schvalovat mimořádné situace pro jednatele nebo správce. Zdokumentovaný souhlas by pak měl být připojen k příslušným formulářům a předložen společnosti Accounting k proplacení. 

D. Zvláštní podmínky
Zaměstnanci, kteří mají nějaké zvláštní cestovní potřeby, které nejsou výslovně uvedeny v těchto zásadách, by se měli obrátit na příslušného vedoucího katedry, děkana nebo viceprezidenta a v případě potřeby na prezidenta kolegia.

III. Proces

A. Proces schvalování

    1. Zaměstnanec, který potřebuje cestovat za prací související s vysokou školou, vyplní po obdržení souhlasu svého nadřízeného formulář žádosti o cestu.
    2. Před každou noční cestou a pronajatými vozidly musí zaměstnanec vyplnit formulář žádosti o cestu (Důkaz A) ke schválení školitelem a odpovědným děkanem nebo viceprezidentem bez ohledu na cenu. Prezident musí schválit formuláře pro cesty správců a výkonných úředníků.
    3. V případě zamítnutí nebo zamítnutí formuláře žádosti o cestu nebudou proplaceny žádné výdaje.
    4. Pokud se očekává, že dva nebo více zaměstnanců bude cestovat za stejným účelem, musí každý jednotlivec předložit samostatný formulář žádosti o cestu. Ve formuláři musí být uveden odkaz na další zaměstnance cestující za stejným účelem.
    5. Schválená výše úhrady může být omezena pevnou částkou podle uvážení děkana, viceprezidenta nebo prezidenta.

B. Příprava a distribuce formuláře žádosti o cestu

    1. Zaměstnanec připraví formulář žádosti o cestu a předloží jej ke schválení svému nadřízenému.
    2. Po schválení školitelem předá školitel formulář děkanovi, případně členu kabinetu.
    3. Pokud to děkan nebo člen kabinetu schválí, předloží děkan nebo člen kabinetu formulář obchodní kanceláři k ověření účetním a/nebo účetním grantu, je-li to relevantní.

C. Školení zaměstnanců

Školení zaměstnanců požadované za účelem zvýšení dovedností zaměstnance, udržení současných dovedností v oblasti technologického vývoje a/nebo získání znalostí/nových informací vyžaduje předchozí schválení nadřízeným zaměstnance. Pokud se jedná o cestování, musí být také připraven a předložen ke schválení formulář žádosti o cestu v souladu s tímto postupem. Jak je uvedeno výše, formulář žádosti o cestu je vyžadován pro pronájem vozidel a nocleh bez ohledu na cenu.

V. Doprava

Tam, kde je to praktické, se od cestujících očekává, že použijí nejekonomičtější způsob dopravy. Administrativní cesty mohou zahrnovat použití soukromého nebo pronajatého vozidla ve vlastnictví školy, veřejného dopravce, taxi nebo autoservisu.

A. Vysokoškolská vozidla
Vozidla školy mohou být používána pouze pro cestování související s vysokou školou a nikoli pro osobní použití, pokud to není výslovně schváleno správní radou. Provozovatelé musí dodržovat všechny platné zákony a předpisy týkající se vozidel, mít platný řidičský průkaz a jsou osobně zodpovědní za pokuty za všechna porušení vozidla a přestupky týkající se pohybu, ke kterým dojde během nebo v důsledku používání vozidla školy. 
Rezervace a vyzvednutí vozidel školy je třeba dohodnout s fakultním zařízením nebo bezpečnostní kanceláří. Bezpečnostní kancelář vede seznam autorizovaných řidičů pro vozidla školy. Mimořádné výdaje (např. oprava pneumatik, oprava automobilových dílů) při používání vozidla školy jsou hrazeny za předpokladu, že bude předloženo a schváleno odpovídající písemné vysvětlení a účtenky.  

B. Vozidla v soukromém vlastnictví
Zaměstnanci, kteří používají vozidla v soukromém vlastnictví pro úřední účely, budou proplaceny za ujeté kilometry ve výši stanovené úřadem Internal Revenue Service (IRS). Náklady na mýtné a parkovné budou hrazeny podle vzniklých nákladů. 

C. Pronájem vozidel
Některé neobvyklé okolnosti, jako je nedostupnost veřejné dopravy nebo nemožnost jiných způsobů cestování, mohou vyžadovat pronájem vozidla. V takových případech, bez ohledu na náklady, zaměstnanec písemně zdůvodní použití pronajatého vozidla na formuláři žádosti o cestu před datem cesty. V odůvodnění se uvede potřeba pronájmu, uvede se důvody, proč není dostupná jiná doprava nebo ji nelze použít, a uvede se odhadované celkové náklady. Schválení, je-li uděleno, je omezeno na pronájem ekonomického vozidla nebo vozidla střední velikosti. Pronájem vozidel nesmí být dražší než běžné tržní sazby a k cestovnímu poukazu musí být přiloženy originální kopie nájemní smlouvy o stavu počítadla kilometrů v místě původu a v místě návratu a doklad o zaplacení, aby byly tyto náklady uhrazeny. být uhrazen. 

D. Veřejní dopravci
Cestování do az místa určení by mělo být nejpřímější a nejekonomičtější cestou. Náhrada je založena na skutečných nákladech na cestu veřejným dopravcem (např. železnicí, autobusem, letadlem). Pro cesty vlakem a letadlem jsou vyžadovány originální účtenky. Pro cestování letadlem a vlakem bude sloužit autokar nebo ekonomická třída.

E. Taxislužba a letištní autoservis
Nezbytné poplatky za taxi jsou povoleny, ale pouze tam, kde veřejná doprava není snadno dostupná, praktická nebo v případě nouze. Pravidelné automobilové služby lze využít do/z domova zaměstnance a na letiště a na/z letiště a do cíle cesty, pokud veřejná doprava není dostupná nebo praktická, a pouze pokud je autoservis levnější než taxi. 

VI. Konference, konference, školení zaměstnanců, workshopy

A. Definice: Konferenční a kongresové cestování je definováno jako cestování, které přímo nesouvisí s povinnostmi a odpovědností zaměstnance, ale které se provádí za účelem:

      1. Rozšíření odborných dovedností.
      2. Výměna informací, nápadů a metodologie.
      3. Propagace image akademie.

Cestování mimo Spojené státy, bez ohledu na náklady, vyžaduje souhlas děkana, viceprezidenta divize a prezidenta kolegia. 

B. Výdaje: U sjezdů, konferencí, školení zaměstnanců, workshopů, školicích seminářů a u cest přesahujících 24hodinové období vyžadující nocleh (včetně situací, kdy balíček služeb zahrnuje ubytování a stravování jako nedílnou součást plánovaných činností), přípustná ( GSA) denní náhrady (na odborovou smlouvu) jsou omezeny na skutečné přiměřené výdaje. 

C. Jednodenní výlety: Stravování na jednodenní výlety, které nezahrnují nocleh, se nehradí, s výjimkou případů, kdy může být cesta vedena do míst, kde náklady na jídlo převyšují náklady na koleji nebo v jejím okolí, nebo kde by délka jednodenního výletu přesáhla typický pracovní den.

D. Náklady na ubytování: Plně se proplácejí výdaje za ubytování a stravování, které jsou nedílnou součástí plánovaných aktivit konference, kongresu, školení personálu apod. Proplácení stravy je omezeno na Příspěvek na stravování. Pokud ubytování není nedílnou součástí akce, mají zaměstnanci nárok na náhradu za jednolůžkový standardní pokoj v hotelu business třídy. 

E. Registrační poplatky: Registrační poplatky na kongresy nebo workshopy jsou vratné. K registračnímu poplatku je třeba předložit originály zaplacených účtenek. 

F. Vyloučené výdaje

      1. Letecká doprava první třídou. Takové ubytování je povoleno pouze tam, kde levnější ubytování není k dispozici nebo není možné. Letecká doprava první třídou vyžaduje zvláštní souhlas prezidenta. 
      2. Výdaje osobní povahy, jako je služba komorníka, zábava, alkoholické nápoje a další poplatky podobné povahy.
      3. Pokuty vzniklé za parkování, přestupky při stěhování nebo jakékoli výdaje související s porušením platných zákonů při řízení osobního vozidla, vozidla vlastněného vysokou školou nebo pronajatého vozidla.
      4. Pokud dojde pro osobní pohodlí cestujícího nebo v důsledku čerpání dovolené k přerušení cesty nebo k odklonu od nejpřesnější trasy, nesmí povolená náhrada překročit náklady na nejekonomičtější trasu. 
      5. Ubytování v hotelu za vyšší než tržní ceny je povoleno pouze v případě, že jiné ubytování není k dispozici nebo je nepraktické s ohledem na cestovní itinerář zaměstnance. Pro úhradu je třeba získat písemné odůvodnění a souhlas. Předseda sboru tuto žádost schválí.

VII. Potenciální zaměstnanci a hostující řečníci

Cestovní výdaje potenciálních zaměstnanců a hostujících řečníků musí být schváleny a uhrazeny za stejných podmínek, omezení a požadavků jako zaměstnanci cestující v rámci služeb College, jak je uvedeno v tomto postupu; cestovní náhrady potenciálním zaměstnancům a hostujícím řečníkům jsou však na uvážení.

Náhrada nákladů na stěhování nebude schválena bez souhlasu správní rady.

Děkan, vedoucí katedry nebo předseda rešeršní komise zodpovídají za informování jednotlivce o zásadách a postupech upravujících cestování, zejména pokud jde o hrazené a vyloučené výdaje, ao způsobu získání náhrady cestovních nákladů. U oprávněných výdajů je postup následující:

    1. Jakmile je naplánován pohovor s kandidátem, měl by vedoucí nebo předseda oddělení připravit formulář žádosti o cestu, aby získal požadovaný souhlas. Ve formuláři žádosti o cestu musí být uveden název pozice, která je předmětem pohovoru. 
    2. Po schválení doporučí vedoucí odboru nebo předseda vyhledávací komise kandidátovi, aby požádal kteréhokoli hotelového nebo jiného prodejce poskytujícího dopravu, ubytování nebo stravování, aby kandidátovi vyúčtoval přímo. Žádný zaměstnanec školy by neměl platit za služby spojené s pobytem kandidáta. Úhrada bude uchazeči vyplacena do dvou (2) týdnů od podání. 
    3. Vedoucí nebo předseda odboru si opatří rozpis všech cestovních nákladů s podpisem uchazeče. Tento formulář je třeba neprodleně odeslat na obchodní kancelář.
    4. Pro každého kandidáta musí být připravena samostatná faktura a formulář objednávky. 

VIII. Náhrada cestovních výdajů

Poukaz na proplacení cestovního dokladu (příloha B) je třeba vyplnit a odeslat do dvou (2) týdnů po ukončení konference nebo zájezdu. Schválené poukázky na cestovní výdaje by měly být předloženy v sekci Accounts Payable Business Office spolu se všemi originály účtenek a podpůrnými dokumenty (certifikát/přihlašovací list) pro všechny výdaje požadované k úhradě.

    1. Předpisy IRS týkající se cestování stanoví, že jakékoli zálohy na cestování, které nejsou doloženy do šedesáti (60) dnů od vynaložení výdajů, mohou vést ke zdanitelnému příjmu vykazovaného na formuláři W-2 jednotlivce, který zálohu obdržel.
    2. Poukaz na náhradu cesty musí obsahovat následující údaje:
      1. Desetimístné číslo účtu, které je účtováno.
      2. Jméno a adresa cestujících.
      3. Schválený formulář žádosti o cestu (pokud existuje).
      4. Datum cesty, místo určení, ujeté kilometry, mýtné a další vzniklé náklady. 
      5. Pokud jsou náklady na ubytování sdíleny s ostatními, měla by být tato skutečnost uvedena na voucheru. V takových případech je náhrada omezena na poměrnou část nákladů cestujícího.
      6. Náklady na ujeté kilometry: Dojíždění pro obchodní účely vynásobené sazbou ujetých kilometrů/náhrad platnou za míli. Přiložte mapy/směry Google nebo podobný dokument na podporu ujetých kilometrů. 
      7. Poukaz musí být schválen, jak bylo uvedeno výše.
      8. Částečná náhrada cestovních výdajů: V některých případech zaměstnanci požadují náhradu pouze části výdajů vynaložených na cestu. V takových případech by měly být na poukazu uvedeny celkové vzniklé výdaje, ale do bloku „Celkem“ by měla být uvedena pouze skutečná požadovaná částka a do těla poukazu by měla být vepsána fráze „Požaduji pouze proplacení“. 
      9. Poukazy zaslané na Účty závazků, které nevyhovují zde uvedenému postupu pro úhradu a/nebo postrádají informace, budou vráceny žadateli k přepracování.
      10. Propláceny jsou pouze cestovní výdaje předložené s originálními kopiemi účtenek. Jakýkoli poukaz předložený bez nezbytných podpůrných dokumentů nebo kopií účtenek bude vrácen původci k doplnění/předložení požadované dokumentace. 
      11. Nevyčerpané zálohy musí být vráceny obchodní kanceláři v hotovosti nebo šekem do šedesáti (60) dnů od ukončení cesty. Jakákoli nevyčerpaná záloha nevrácená v tomto časovém období bude považována za zdanitelný příjem vykazovaný na formuláři W-2 v souladu s aktuálními předpisy IRS. 

Formulář žádosti o cestu

Schváleno kabinetem: červenec 2021
Související zásady představenstva: Účetnictví, cestovní náhrady

Zpět na Policies and Procedures