Účetnictví - Zásady pohledávek

 

ÚČEL

Účelem těchto zásad týkajících se pohledávek je zajistit účinné a efektivní řízení vymáhání všech pohledávek Hudson County Community College („College“) a zavést systém vnitřních kontrol pro řízení procesu pohledávek.

POLITIKA

Pohledávky jsou pro College významným aktivem. Kolegium a jeho správní rada (dále jen „představenstvo“) se zavazují efektivně a efektivně řídit vymáhání všech pohledávek vůči sboru. Pohledávky zahrnují veškeré závazky vyplývající ze spotřebitelských nebo finančních transakcí s College, včetně mimo jiné studentského školného, ​​poplatků, otevřených kurzů dalšího vzdělávání, jakož i prodeje produktů a služeb. 
Představenstvo deleguje na prezidenta odpovědnost za vývoj postupů a systému vnitřních kontrol pro řízení procesu pohledávek, včetně postupů pro řešení školného a poplatků, platebních možností, plateb, vyúčtování studentů, inkas, administrativních odpisů, požadavků na umístění uchovává záznamy o studentech, refundace, formulář 1098-T a prohlášení o výuce. Za provádění politiky bude odpovědný finanční úřad.

Schváleno: červen 2021
Schválil: Správní rada
Kategorie: Účetnictví
Podkategorie: Pohledávky
Naplánováno na kontrolu: červen 2024
Odpovědné úřady: Finance

 

postupy

Účetnictví - Postup vyúčtování pohledávek

I. Úvod

Pohledávky jsou významným aktivem Hudson County Community College. Pohledávky akademie musí být spravovány tak, aby bylo zajištěno účinné a efektivní vymáhání všech dluhů vůči akademie. Tento postup platí pro všechny studenty College.

II. Definice

Pohledávky: Jakýkoli peněžní závazek vyplývající ze spotřebitelské transakce. Pohledávky jsou výsledkem různých typů finančních transakcí, včetně mimo jiné školného pro studenty, poplatků, otevřených kurzů dalšího vzdělávání a také prodeje zboží a služeb.

Oprava pohledávek: Oprava pohledávky nastává, když byla zrušena nebo upravena změna výše pohledávek dlužných na účtu, protože akademie není oprávněna peníze inkasovat.

Administrativní odpisy: Studentské pohledávky, které kolej určila k odepsání, když student zpochybní dluh kvůli nepředvídaným okolnostem a odvolání schválí Výbor pro zvláštní okolnosti pro odstoupení od smlouvy.

Dluh: Jakákoli částka v dolarech dlužná College, včetně, ale bez omezení, školného, ​​poplatků, půjček a prodeje zboží a služeb.

Dlužník: Jednotlivec, podnik, nezisková organizace nebo jakýkoli jiný veřejný nebo soukromý subjekt včetně státní, místní nebo federální vlády, který je odpovědný za dluh nebo vůči němuž existuje pohledávka za dluh.

omezení: Omezení současných nebo budoucích aktivit studentů, vyučujících a zaměstnanců uložená kolegií.

student: Jednotlivec, jehož žádost o přijetí byla zpracována a schválena přijímacím úřadem na vysokou školu. Student zahrnuje jakoukoli osobu, která se zapíše do jakéhokoli kreditního nebo nekreditového kurzu nabízeného College.

III. Správa pohledávek

Škola stanoví termín výuky pro každý semestr. Studenti, kteří neuzavřeli plán odložených plateb, zaplatili v plné výši do stanoveného data, nebo kteří nebyli schváleni úřadem Financial Aid, riskují, že budou odhlášeni ze svých tříd. Vysoká škola vyřadí studenty ze zápisu pro neplacení školného. Termíny vyřazení studentů určuje Kancelář pro zápisové služby. 

College má písemné zásady a postupy pro řízení procesu pohledávek pro níže uvedené kategorie:

        1. Hlava A. Školné a poplatky
        2. Hlava B. Zřizování pohledávek
        3. Hlava C. Možnosti platby
        4. Hlava D. Platební politika
        5. Hlava E. Fakturace
        6. Podčást F. Sbírky
        7. Hlava G. Administrativní odpisy
        8. Hlava H. Požadavky na držení v záznamech studentů
        9. Hlava I. Vrácení peněz
        10. Hlava J. Formulář 1098-T, Prohlášení o školném
        11. Hlava K. Zdravotní pojištění studentů

Hlava A. Školné a poplatky

Standardní školné a poplatky podléhají v každém akademickém roce schválení správní radou. Ostatní poplatky spojené s kurzem podléhají v průběhu akademického roku také schválení správní radou.  
Mezi tři typy školného patří:

              1. Obyvatelé okresu Hudson
              2. Obyvatelé mimo okres
              3. Nestátní a mezinárodní rezidenti

Hlava B. Zřizování pohledávek

Kolegium je odpovědné za stanovení podmínek pro platbu v době vytvoření účtu. Dluh je studentem nebo jiným dlužníkem uznán okamžikem zřízení účtu. Potvrzení musí být písemné nebo po dokončení automatizovaného registračního procesu musí uvádět, že dlužník přijal podmínky pro platební závazky.
Závazek pohledávky bude zapsán do systému Ellucian Collague (podknihovna studentů) v okamžiku prvního založení účtu.

Hlava C. Možnosti platby

1. Způsoby platby

Škola přijímá k platbě osobní šeky, pokladní šeky a peněžní poukázky. Platby kreditními kartami (MasterCard, VISA, Discover a American Express) jsou také přijímány.  

Platby lze provádět prostřednictvím College pomocí naší platformy Liberty Link (online přes následující odkaz: https://libertylink.hccc.edu/Student > Studentské finance > Provést platbu), telefonicky a osobně. Hotovostní platby musí být provedeny v amerických dolarech. Aby bylo zajištěno správné zaúčtování, doporučuje se, aby všechny platby obsahovaly jméno studenta a ID # na všech šekech nebo peněžních poukázkách.
 
Všechny platby a korespondence zaslané poštovní službou Spojených států by měly být zaslány na níže uvedenou adresu. Platby jsou uplatněny na pohledávky studentů do 24 hodin od obdržení.
 
Vysoká škola Hudson County Community
K rukám: Kancelář studentských účtů
70 Sip Avenue, 1. patro
Jersey City, NJ 07306

Měsíční platební plán
Studentům zapsaným do podzimního a jarního semestru je k dispozici plán odložených plateb, který jim pomáhá s platbou školného a poplatků a zajišťuje kurzy pro daný semestr. Na pokrytí nákladů na správu tohoto programu je účtován poplatek za odloženou platbu ve výši 25 USD (nevratný) za semestr. Studenti si mohou sjednat plány odložených plateb prostřednictvím platformy College Liberty Link (online přes následující odkaz: https://libertylink.hccc.edu/Student > Studentské finance > Provést platbu > Vytvořit platební plán ), po telefonu i osobně. Studenti musí být připraveni provést svou první platbu dříve, než bude platební plán aktivní. Nejsou k dispozici žádné platební plány pro letní termíny, zimní zasedání ani pro zůstatky po splatnosti. Poté, co se student zapíše do plánu plateb a provede svou první platbu, nebude v daném semestru odhlášen ze svých tříd.

Financial Aid
Studenti se mohou rozhodnout požádat o finanční pomoc, která jim pomůže s platbou školného a poplatků. Kancelář Financial Aid určuje způsobilost pro různé druhy finančních podpor a skutečné čerpání většiny prostředků spravovaných Úřadem. Pokud finanční pomoc studenta ještě není dokončena a/nebo je z jakéhokoli důvodu zrušena, je student stále odpovědný za zaplacení zůstatku školného a dlužných poplatků. Pokud mají studenti dotazy týkající se finanční pomoci, včetně půjček, měli by se obrátit na kancelář Financial Aid přímo.

Hlava D. Platební politika

Studenti s neuhrazenými pohledávkami, kteří se se studentským oddělením uspokojivě nedohodli na úhradě pohledávky nebo kteří nemají vyplacenou finanční pomoc do termínu pro podání přihlášky v daném semestru, mohou být z výuky odhlášeni. Termíny plateb jsou uvedeny na registračních a fakturačních výpisech a lze je nalézt elektronicky na adrese https://myhudson.hccc.edu/a na https://www.hccc.edu/tuition.
 
Po promoci nebo jiném odstoupení z koleje jsou studenti odpovědní za okamžitou platbu jakéhokoli nedoplatku, který dluží koleji. Pokud nebude platba provedena, bude účet zaslán jedné z inkasních agentur obsluhujících kolej.

Hlava E. Fakturace

Studenti mohou prohlížet své účty online; a papírové faktury jsou vystavovány měsíčně.
College zašle dlužníkovi jednotnou vytištěnou fakturu nejméně 30 dní před postoupením jakékoli inkasní agentuře. 

U delikventních účtů zašle akademie dlužníkovi poštou uniformovanou vytištěnou fakturu nejméně 30 dnů před předáním účtu inkasní agentuře.

Podčást F. Sbírky

Nevyřešené delikventní účty přesahující 500 USD budou zaslány jedné z inkasních agentur, Allied Account Services nebo Transworld Systems, rozdělené v abecedním pořadí. V systému Ellucian se zaznamenají staré zůstatky s uvedením, které inkasní agentuře je dluh zaslán. Studenti s delikventním dluhem budou mít omezení týkající se matriky a registrace do doby, než bude dluh v plné výši uhrazen. 

Po předložení potvrzující dokumentace dostačující koleji může kolej studentské dluhy propuštěné v konkurzu odepsat a vymáhací řízení bude zastaveno.

Hlava G. Administrativní odpisy

Studenti, kteří se setkají s nepředvídanými okolnostmi, mohou požádat o změnu ročníku a/nebo úpravu školného vyplněním žádosti o ukončení studia za zvláštních okolností. Vyplněné žádosti jsou posuzovány každé dva týdny komisí složenou z ředitele studentských účtů, viceprezidenta pro studentské záležitosti a zápis, proděkana Financial Aid a proděkana Centra studentského a akademického úspěchu. V případě schválení úpravy školného bude pro požadovaný(é) kurz(y) provedeno administrativní odepsání.

Hlava H. Požadavky na držení v záznamech studentů

Studentům, kteří mají na svých účtech zůstatky, bude odepřen přístup k záznamům matriky. Kromě toho studenti se zůstatky na jejich studentském účtu nad 500 USD nebudou mít povoleno se zaregistrovat pro budoucí akademické termíny.  

Studenti, jejichž účty jsou zasílány do sbírek, budou mít na svých účtech registrátor a registraci, dokud nebude zůstatek uhrazen v plné výši.

Vrácené šeky 

Za každý vrácený šek vystavený studentem koleji bude studentům účtován poplatek 25 USD. Studenti, kterým byly vráceny šeky, budou mít navíc na svých účtech omezení, která těmto studentům zabrání v budoucnu platit koleji šeky.

Hlava I. Vrácení peněz

Studentská účetní kancelář zpracovává vrácení studentských plateb týdně. Vrácené platby z plateb kreditní kartou budou připsány zpět na kreditní kartu použitou k platbě. Financial Aid Vrácení peněz se provádí ve formě šeků zasílaných poštou a elektronických šeků. Všechny šeky zpracovává oddělení pro účty k úhradě.

Hlava J. Formulář 1098-T, Prohlášení o školném

Každý leden připravuje kancelář studentských účtů pro studenty formulář 1098-T, Výpisy z daně ze školného. Studenti s chybějícími čísly sociálního zabezpečení obdrží dvakrát ročně poštou a e-mailem oznámení o předložení těchto informací kanceláři studentských účtů.

Hlava K. Zdravotní pojištění studentů

Na základě zákona podepsaného dne 5. července 2013 již vysoká škola není povinna poskytovat studentům zdravotní pojištění. 
 
Studentům, kteří si chtějí zakoupit zdravotní pojištění, doporučujeme navštívit následující dvě webové stránky, kde se dozvíte o možnostech zdravotního pojištění:

http://www.state.nj.us/dobi/division_insurance/ihcseh/shop_ihc.htm 
https://www.healthcare.gov/

Schváleno kabinetem: červenec 2021
Související zásady představenstva: Zásady týkající se pohledávek z účtů

Zpět na Policies and Procedures