Účetnictví – politika dlouhodobého majetku

ÚČEL

Účelem těchto zásad týkajících se dlouhodobého majetku je splnit zákonné požadavky obecně uznávaných účetních zásad (GAAP) stanovených Radou pro vládní účetní standardy (GASB). 

POLITIKA

Kolegium a jeho správní rada (dále jen „představenstvo“) se zavazují udržovat přesnou evidenci dlouhodobého majetku. College sestavuje účetní závěrku v souladu s obecně uznávanými účetními principy (GAAP). Nařízení vlády vyžadují evidenci a vedení evidence majetku včetně pořizovacích nákladů, odpisů a vyřazení majetku. Všechna aktiva, která splňují požadavek dlouhodobého majetku, budou považována za dlouhodobá aktiva a budou spravována podle pravidel GAAP.
Představenstvo deleguje na prezidenta odpovědnost za vypracování postupů a pokynů pro implementaci této politiky. Finanční úřad zajistí soulad s touto politikou ve všech příslušných činnostech. 

Schváleno: červen 2021
Schválil: Správní rada
Kategorie: Účetnictví
Podkategorie: Dlouhodobý majetek
Naplánováno na kontrolu: červen 2024
Odpovědné úřady: Finance

postupy

Postup účetního oddělení u dlouhodobého majetku

I. Úvod

Účelem tohoto dokumentu je stanovit postupy a směrnice Hudson County Community College s ohledem na politiku stálých aktiv akademie, včetně souladu s požadavky pravidel Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) a vládní rady pro účetní standardy, která je zdrojem GAAP. . Má také pomoci vedení za účelem vedení přesné evidence dlouhodobého majetku. 
Kolegium sestavuje účetní závěrku podle pravidel GAAP. Kromě toho vládní nařízení vyžadují, aby College evidovala a vedla evidenci majetku včetně pořizovací ceny, odpisů a vyřazení dlouhodobého majetku. Všechna aktiva, která splňují požadavek na stálá aktiva, budou považována za dlouhodobá aktiva a bude s nimi tak zacházeno podle pravidel GAAP.

II. Cíle

1. Dodržovat GAAP a všechny vládní požadavky týkající se evidence a zacházení s dlouhodobým majetkem.
2. Zajistit přesnou evidenci dlouhodobého majetku akademie a stanovit definice, způsob oceňování dlouhodobého majetku, dobu životnosti a způsob odpisování.
3. Zajistit, aby záznamy byly vyhrazeny oprávněným pracovníkům a všechny transakce související s dlouhodobým majetkem včetně nákupu, prodeje a odpisů byly schvalovány pověřenými orgány.

III. Definice dlouhodobého/kapitálového aktiva

Majetek, který je pořizován pro každodenní provoz akademie a z něhož může akademie získávat výhody po dobu alespoň jednoho fiskálního roku. Majetek zakoupený za účelem prodeje se nebude počítat jako dlouhodobý majetek, jako jsou zásoby. 

Dlouhodobá/kapitálová aktiva lze rozdělit do dvou kategorií:

1. Hmotná aktiva
2. Nehmotná aktiva

A. HMOTNÝ MAJETEK 

Hmotná aktiva jsou aktiva, která mají fyzickou podstatu, což znamená aktiva, kterých se lze dotknout a cítit. 
Podle GAAP mají stálá (hmotná) aktiva tři základní charakteristiky:
       1. nabyté a držené pro použití v provozech (např. nedržené za účelem prodeje);
       2. Dlouhodobý charakter (déle než 1 rok); a
       3. Vlastnit fyzikální podstatu.

Hmotná aktiva akademie zahrnují následující položky, které mohou být čas od času upraveny:
       1. Země 
       2. Budovy a vylepšení
       3. Zlepšení leasingu
       4. Zařízení
       5. Knihovní knihy 
       6. Probíhající výstavba

1) POZEMEK 
Podle GAAP je půda definována jako zemský povrch, který lze použít k podpoře stavby nebo k pěstování trávy a stromů. Pozemek má neomezenou životnost. Jako takový není podle pravidel GAAP odepisovatelný. Výdaje vynaložené na pořízení pozemku jsou považovány za součást jeho nákladů. Do ceny pozemku lze zahrnout následující výdaje: 

a) Kupní cena (spravedlivá tržní hodnota v případě darování)
b) Jakékoli zaplacené provize
c) Veškeré zaplacené profesionální poplatky, včetně, bez omezení, právních poplatků, poplatků za geodety, poplatků za architekty a za vyhledávání titulů
d) Částky zaplacené za odstranění jakékoli stavby z pozemku (zbytková hodnota za takovou demolici by měla být odečtena), vyklízení půdy
e) Časové rozlišení nebo nezaplacené daně do data pořízení

2) STAVBY A ZLEPŠENÍ 

Budova je definována jako trvalá stavba připojená k pozemku, která má střechu a je ohraničena zdmi. Při určování nákladů na stavbu se berou v úvahu následující výdaje:

a) Kupní cena (spravedlivá tržní hodnota v případě darování)
b) Výdaje na přípravu budovy k užívání pro účel, pro který byla pořízena
c) Stavební náklady
d) Zaplacené profesionální poplatky, včetně, bez omezení, prodejní provize, zprostředkovatelské poplatky, poplatky za inspekci, stavební povolení, právní poplatky, architektonické poplatky, inženýrské poplatky atd.

Zlepšení budovy je definováno jako kapitálová událost, která zvyšuje životnost budovy, hodnotu budovy nebo obojí. Například přestavba sklepa nebo podkroví na kancelář, modernizace stěn nebo podlah, rekonstrukce interiéru nebo exteriéru atd.

Veškeré náklady vynaložené na vylepšení budovy jsou považovány za náklady na vylepšení.

Náklady na údržbu budovy jsou náklady, které umožňují, aby aktivum bylo nadále používáno během jeho původní životnosti. Například opravy budovy nebo jejích systémů (instalace, topení, HVAC, úklid, hubení škůdců atd.). Tyto náklady jsou považovány za náklady na údržbu budovy a jsou považovány za náklady podle GAAP a nebudou aktivovány. Mají se zaznamenávat jako náklady na opravy a údržbu. Je třeba věnovat pozornost tomu, zda by se s těmito náklady mělo zacházet jako s náklady na údržbu budovy oproti nákladům na vylepšení budovy. 

3) VYLEPŠENÍ NÁJMU 

Zlepšení leasingu jsou definována jako vylepšení provedená na pronajatém majetku, která se musí vrátit pronajímateli v době vypršení leasingu. Doba použitelnosti takového zlepšení je odhadovaná životnost nebo zbývající doba leasingu, podle toho, která doba je kratší.

4) VYBAVENÍ

Vybavení je hmotný majetek, který má být používán pro provoz. Veškeré náklady spojené s uvedením zařízení do stavu připraveného k použití by měly být zahrnuty do hodnoty aktiv. Při určování ceny zařízení se berou v úvahu následující náklady: 

a) Smluvní nebo fakturovaná cena
b) Zaplacené clo 
c) Náklady na dopravu
d) Poplatky za instalaci
e) Pojistné poplatky za tranzit 
f) Poplatky zaplacené za testování a přípravu k použití

Seznam vybavení akademie obsahuje následující položky, které mohou být čas od času upraveny:
    
a) Počítače
b) Tiskárny
c) Telefony
d) Kancelářský nábytek
e) Klimatizace
f) Projektory
g) Kuchyňské spotřebiče
h) Chladničky
i) Myčky nádobí
j) Software (pouze ve vlastnictví)

5) PROBÍHÁ STAVBA (CIP)

Aktiva CIP se oceňují jako náklady na stavební práce zahájené, ale ještě nedokončené. U aktiv CIP se odpisy nezachycují, dokud není aktivum uvedeno do provozu. Po dokončení výstavby se aktivum CIP klasifikuje jako dlouhodobé aktivum pod příslušnou položkou (např. budova, zhodnocení budovy, zlepšení pozemku) se všemi náklady souvisejícími s CIP až do data přechodu na dlouhodobý majetek. Jakmile je aktivum kategorizováno jako dlouhodobé aktivum, započítají se odpisy (poznámka: jak bylo uvedeno dříve, odpisy se počítají, jakmile je aktivum uvedeno do provozu).

6) PŘEVOD CIP DO DLOUHODOBÉHO MAJETKU

Po uvedení majetku do provozu jsou všechny náklady s ním spojené, které jsou uloženy na účtu CIP, převedeny na příslušný účet dlouhodobého majetku. Například:

B. NEHMOTNÝ MAJETEK 

Nehmotná aktiva jsou aktiva, která nemají fyzickou podstatu.

Sdělení GASB č. 51 poskytuje návod pro účtování a finanční výkaznictví nehmotných aktiv a uvádí následující charakteristiky nehmotných aktiv: 

1. Nedostatek fyzikální podstaty. 
2. Nefinanční charakter (pohledávky nebo zálohy nejsou nehmotným majetkem). 
3. Počáteční životnost přesahuje jedno účetní období. 

C. NÁKLADY NA POŘÍZENÍ DLOUHODOBÉHO MAJETKU

Standardy GAAP obecně požadují, aby se stálá aktiva zaznamenávala v jejich historických cenách, včetně všech běžných výdajů na uvedení aktiva na místo a do stavu pro jeho zamýšlené použití.

Pořizovací náklady zahrnují náklady na instalaci, montáž, dopravu, skladování, pojištění, daně atd.

Pokud není dlouhodobé aktivum koupeno, ale je pořízeno darováním, pak jeho pořizovací cenou je reálná tržní hodnota tohoto aktiva plus veškeré přímé náklady vynaložené v souvislosti s uvedením tohoto aktiva do provozu pro zamýšlený účel.

Jakmile je hodnota dlouhodobého aktiva zaznamenána, nelze ji za žádných okolností změnit.

Pro účely kapitalizace existuje individuální práh pro každé aktivum. Pokud však probíhá projekt, měl by se pro účely stanovení kapitalizačních nákladů vzít v úvahu kombinovaný součet všech dlouhodobých aktiv zahrnutých do projektu. Prahová hodnota kapitalizačních nákladů akademie pro dlouhodobý majetek je následující:

D. ODPISY

Odpisy jsou definovány jako účetní proces alokace pořizovacích nákladů hmotného majetku do běžných nákladů systematickým a racionálním způsobem v obdobích, kdy se očekává, že budou mít z užívání majetku prospěch. Odpisy jsou náklady na obsazení nebo používání, a proto by měly začít měsíc následující po datu uvedení aktiva do výroby. Lze jej vypočítat lineární metodou nebo metodou degresivního zůstatku. Vysoká škola se řídí metodou lineárního odpisování. Majetek je odepisován po dobu jeho odhadované životnosti.
Vysoká škola v současné době počítá odpisy na měsíční bázi metodou rovnoměrných odpisů. Období odhadované životnosti, která je třeba vzít v úvahu při stanovení odpisů dlouhodobého majetku akademie, jsou následující:

Při výpočtu odpisů se berou v úvahu následující skutečnosti:

1) Datum nákupu;
2) celkové náklady na aktivum;
3) životnost aktiva;
4) Metoda odpisování (přímá); a
5) Zbytková nebo zbytková hodnota (prodejní hodnota na konci doby životnosti aktiva), pokud existuje.

Obecně platí, že na konci doby použitelnosti aktiva se celkové oprávky rovnají celkovým nákladům na aktivum mínus zbytková hodnota.
Předpokládejme například, že vysoká škola zakoupila fixní aktiva za 110,000 10 USD. Doba použitelnosti aktiv je odhadnuta na deset (10) let pomocí lineární metody. Na konci 10,000 let má aktivum zbytkovou hodnotu XNUMX XNUMX USD. 

Odpisy každý rok = (náklady - zbytková hodnota)/odhadovaná životnost
                                      = (110,000 10,000 – 10 XNUMX USD)/XNUMX
                                      = 100,000 10 $/XNUMX
                                      = 10,000 XNUMX $ ročně
Po 10 letech činí celkové odpisy aktiva 100,000 10 USD (10,000 let x XNUMX XNUMX USD). Jak je uvedeno výše, celkové odpisy se rovnají také celkovým nákladům mínus zbytková hodnota. 
(110,000 10,000 $ – 100,000 XNUMX $ = XNUMX XNUMX $).

E. SNÍŽENÍ HODNOTY DLOUHODOBÉHO MAJETKU 

Kolegium se řídí prohlášením č. 42 GASB týkajícím se snížení hodnoty dlouhodobého majetku. Výkaz č. 42 obsahuje návod k měření ztrát ze snížení hodnoty kapitálových aktiv.
Aktivum je považováno za znehodnocené, pokud jeho užitečnost pro službu významně a neočekávaně poklesne; to znamená, že dojde k něčemu, co není v rámci běžného životního cyklu aktiva.
Účinek snížení hodnoty musí být vykázán v okamžiku, kdy k němu dojde, a nikoli prostřednictvím odpisů nebo když je aktivum vyřazeno.

F. VYŘAZENÍ MAJETKU 

K vyřazení dlouhodobého majetku dochází, když společnost potřebuje z jakéhokoli důvodu prodat své aktivum (ať už skončila jeho životnost nebo výměna aktiv). Stručně řečeno, jde o prodej dlouhodobého majetku.
Možné způsoby nakládání s aktivem jsou následující:

1) Může být prodán třetí straně
2) Může být prodán jako šrot
3) Dá se darovat
4) Může být prodán kterémukoli zaměstnanci organizace
5) Může být obchodováno při nákupu nového aktiva
6) Může být převeden na jiné oddělení

Bez ohledu na proces použitý k nakládání s aktivem musí být veškeré vyřazení aktiv povoleno Správcem. Vyřazená aktiva by měla být prodána za tržní hodnotu aktiva v době prodeje.
Jakmile je aktivum vyřazeno, je vyřazeno z rozvahy a zisk/ztráta je zaznamenána pomocí zápisu do deníku. 
Předpokládejme například, že společnost koupila aktivum za 10,000 8,000 USD. V současné době jsou jeho akumulované odpisy 3,000 XNUMX $. Společnost se chce aktiva zbavit. Tržní hodnota aktiva je XNUMX XNUMX USD. Ve finančním výkazu by měly být uvedeny následující položky:

                                 Pokud je tržní hodnota aktiva 1,500 XNUMX USD, je třeba provést následující zápis:

Pokud z prodeje aktiva nedojde k žádnému zisku nebo ztrátě, což znamená, že tržní hodnota se rovná zbývajícímu zůstatku aktiva (v tomto příkladu 2000 XNUMX USD), měl by být zaznamenán následující záznam:

Pokud společnost odepisuje aktivum, což znamená, že po době použitelnosti neexistuje žádná zbytková hodnota, měl by být proveden následující záznam:

Hlavním cílem likvidace majetku a jeho přesného zaznamenávání je prezentovat čistou rozvahu organizace tak, aby odrážela skutečný majetek po ruce.

G. ODPOVĚDNOSTI

Je odpovědností všech zaměstnanců kolegia chránit dlouhodobý majetek a zajistit, aby byl tento majetek používán pouze k jejich povolenému účelu a nikoli pro osobní potřebu.

Správce je rovněž odpovědný za to, že veškerá evidence dlouhodobého majetku je vedena přesným způsobem, včetně zohlednění všech faktorů, které jsou důležité v době ocenění a výpočtu odpisů dlouhodobého majetku. Evidence majetku musí být vedena včas.

Záznamy o dlouhodobém majetku by měly být rozeslány všem vedoucím oddělení k posouzení a případnému doporučení. Pokud existují nějaké navrhované změny, měl by být informován správce a měly by být provedeny příslušné opravy.

Účetní oddělení je také odpovědné za vedení přesných záznamů o následujících věcech:

1. 1. 1. 1. Datum nákupu
         2. Datum uvedení majetku do provozu
         3. Podrobnosti výrobce a prodejce
         4. Číslo modelu (pokud existuje)
         5. Podrobný popis aktiva
         6. Umístění aktiva
         7. Financování a jeho zdroje pro pořízení majetku
         8. Záruka (pokud existuje)
         9. Podrobnosti o pojištění (pokud existují)
         10. Číslo účtu hlavní knihy

Účetní oddělení je také odpovědné za udržování tištěných a nekódovaných kopií faktur a veškeré podpůrné dokumentace tak, aby byly snadno dostupné, když jsou vyžadovány pro účely auditu nebo podle jiných potřeb.

Schváleno kabinetem: červenec 2021
Související zásady představenstva: Účetnictví, dlouhodobý majetek

Zpět na Policies and Procedures