Účetnictví - Zásady závazků

 

ÚČEL

Účelem těchto Zásad týkajících se závazků je zajistit bezpečnost prostředků Hudson County Community College (dále jen „College“) a vedení podnikání podle zásad odpovědnosti, úplnosti, včasnosti a přesnosti. Vedena těmito zásadami se akademie snaží provádět včasné platby prodejcům ověřených a schválených faktur účinným způsobem a udržovat úplné a přesné záznamy o závazcích. 

POLITIKA

Kolegium a jeho správní rada (dále jen „představenstvo“) se zavazují podporovat členy místní komunity a prodejce obchodující s kolegií. Tato politika se týká pouze plateb prodejcům. Závazky jsou typem krátkodobého dluhu, typicky částky, kterou organizace dluží svým dodavatelům nebo prodejcům za poskytnuté zboží a služby, za které se neplatí předem. Koleji vznikají závazky vůči dodavatelům a prodejcům za nákup zboží a služeb používaných v běžném obchodním styku.
Za kontrolu a zpracování faktur a plateb pro College je odpovědné oddělení účtů. Oddělení účtů plní následující povinnosti spojené s tímto cílem:

  1. příjem faktur a elektronické platby;
  2. sledování dodavatelských kreditů a předchozích plateb dodavatelům;
  3. vyřizování platebních dotazů od prodejců a komunity College;
  4. dohled nad párováním dokumentů;
  5. zajištění příslušných schválení;
  6. zpracování plateb; a
  7. archivace dokladů a historie plateb.

Představenstvo deleguje na prezidenta odpovědnost za vypracování postupů a pokynů pro implementaci této politiky. Za provádění politiky bude odpovědný finanční úřad.

Schvalovací matice

Schváleno: červen 2021
Schválil: Správní rada
Kategorie: Účetnictví
Podkategorie: Závazky
Naplánováno na kontrolu: červen 2024
Odpovědné úřady: Finance

 

postupy

Postup účetního oddělení týkající se závazků

I. Úvod

Tento postup byl vyvinut pro zajištění bezpečnosti finančních prostředků College, obchod probíhá podle zásad odpovědnosti, úplnosti, včasnosti a přesnosti. V souladu s těmito principy se HCCC snaží 1) efektivně provádět včasné platby příslušných faktur; a 2) vykazovat nesplacené závazky v souladu s GAAP. Dále College očekává, že všichni členové komunity a všichni prodejci obchodující s College budou dodržovat tuto politiku. 

Níže uvedené postupy se týkají pouze plateb prodejcům. Další postupy související s následujícími kategoriemi naleznete na adrese: 

    1. Cestovní a obchodní postupy proplácení
    2. Stipendijní procedury
    3. Vrácení peněz na studentské účty

II. Subjekty dotčené těmito postupy

Níže uvedené postupy se týkají všech oddělení a kanceláří Hudson County Community College.

III. Definice

Účty za úplatu je typ krátkodobého dluhu, který obvykle představuje částku, kterou organizace dluží svým dodavatelům nebo prodejcům za zboží a služby zakoupené na úvěr. College má vůči dodavatelům a prodejcům povinnost nakupovat zboží a služby používané v běžném obchodním styku. Oddělení účtování závazků („oddělení AP“) je odpovědné za audit a zpracování faktur a ověřování faktur jménem akademie.

Oddělení AP plní následující povinnosti spojené s tímto cílem:

    1. Potvrzení faktury
    2. Elektronické platby
    3. Sledování kreditů prodejců
    4. Vyřizování platebních dotazů od prodejců a komunity College
    5. Dohled nad párováním dokumentů
    6. Zpracování plateb
    7. Rozhraní účetního systému
    8. Archivace dokladů a historie plateb

Odpovědnost – Oddělení AP zajišťuje, že všechny nákupy jsou řádně autorizovány před vyplacením plateb, že faktury jsou placeny pouze jednou a že majetek školy je chráněn před podvody. Dále oddělení AP zajišťuje, že transakce jsou řádně zdokumentovány pro účely auditu.

Přesnost – Za účelem řádného vykazování neuhrazených závazků a výdajů akademie zaznamenává oddělení AP údaje o prodejcích v procesu poukázek a na účtech hlavní knihy.

Transakce E-CHECKS – Elektronické finanční platby zaměstnancům místo šeku.

Kontrola rozpočtu –Postup, kterým ministerstvo zajišťuje, že finanční závazky a výdaje akademie nepřekročí jejich příslušné rozpočty.

Úplnost – Konkrétní, nezbytné informace o veškerém sjednaném zboží a službách provedených k umožnění platby. To by mělo zahrnovat následující informace:

    1. Číslo a datum faktury.
    2. Číslo objednávky.
    3. Jméno dodavatele, adresa a další související kontaktní údaje.
    4. Adresy „Bill To“ a „Ship To“.
    5. Datum (data) dodání zboží nebo služeb.
    6. Podrobný popis zakoupeného zboží nebo poskytnutých služeb a místo, kam bylo zboží dodáno nebo služby poskytovány.

Objednávka (PO) – Objednávka je dokument vystavený kolegií prodejci, který uvádí typy, množství a dohodnuté ceny za produkty a/nebo služby, které prodejce poskytne.

Včasnost – Výdaje vykázané za zboží a služby v poskytnutém období, na včasné zaplacení schválených faktur (Čistý 30) a na využití všech platných slev dodavatele. Z těchto důvodů je kritické včasné předložení úplné faktury oddělení AP. Prodejci by měli být vyzváni, aby zasílali všechny faktury přímo na oddělení AP a ne na kontaktní osobu v kampusu. Včasné potvrzení přijetí přijímajícím oddělením akademie oddělení AP je zásadní pro proces umožňující oddělení AP provádět včasné platby prodejcům.

Vouchering - Interní záměr provést platbu dodavateli. Poukaz je dokument vytvořený College a vystavený prodejci po obdržení faktury a spárování s nákupní objednávkou a přijímacími dokumenty. Schválené poukázky se po zpracování stávají šeky nebo platbami E-CHECK.

IV. Politické postupy

Níže uvedené postupy budou zavedeny tak, aby byly v souladu s politikou akademie týkající se závazků a aby bylo zajištěno, že splatné částky jsou správné; zaznamenány správně, přesně a efektivně; zpracováno pouze jednou; a náležitě zdokumentovány ve finančních výkazech. Aby bylo možné zpracovat platby, musí být všechny faktury schváleny podle postupů akademie. Oddělení účtů se bude řídit následujícími postupy:

1. Prodejci musí být zapsáni do systému Kolega portálu. 

2. Prodejci nebudou vyplaceni, pokud nebude vyplněný W-9 vložen do systému Kolega portálu a nebude schváleno usnesení (v případě potřeby).

3. Faktury obdržené oddělením AP budou opatřeny razítkem data.

4. Faktury zasílejte přímo na oddělení AP. Pokud je faktura zaslána přímo přijímajícímu oddělení, je odpovědností tohoto oddělení předat fakturu oddělení AP ihned po kontrole a potvrzení, že zboží je dodáno v zastoupení prodejce a že služby uvedené na faktuře byly provedeny. To usnadní platbu ve lhůtách a sníží riziko nesprávně umístěných, ztracených nebo zadržených faktur, které způsobí zpoždění ve správném účetnictví, a zabrání vyšším nákladům pro akademie. Faktury by neměly být uchovávány v kancelářích oddělení. 

5. Pouze pověření pracovníci oddělení AP se mohou přihlásit do systému Kolega Portal a zpracovávat faktury. 

6. Poukázky k úhradě musí být doloženy originální fakturou, objednávkou schválenou školou a zdokumentovaným přijetím zboží a služeb. Objednávku a údaje o příjmu zadají zaměstnanci HCCC do Kolega. 

7. Faktura musí obsahovat podrobný popis poskytnutých služeb nebo zboží, datum (data) dodání zboží nebo služeb a místo HCCC, kde byly služby poskytnuty nebo zboží dodáno. Platba faktur, které postrádají dostatečné informace, může být zpožděna, dokud nebudou poskytnuty všechny požadované informace. 

8. Pokud je faktura za částečnou platbu, musí prodávající na faktuře nebo smlouvě jasně uvést ujednání. V těchto situacích je dodavatel povinen poskytnout stejnou úroveň dokumentace, jak je popsáno v IV.7 výše. 

9. Čísla faktur jsou zadávána do systému Kolega portál přesně tak, jak je poskytuje prodejce. Změna čísla faktury by mohla vést k duplicitnímu zpracování. Úpravy jsou přísně zakázány, kromě případů povolených oddělením AP.

10. Údaje na faktuře jsou úplné, přesné a platné.

11. Veškeré zboží a služby musí oddělení přijímat v systému Kolega portál. U služeb a zboží zasílaných přímo objednávkovému oddělení je povinností objednávkového oddělení oznámit AP oddělení, že služby nebo zboží byly uspokojivě přijaty a přijaty do systému pro proces platby. 

12. Rozdíly mezi nákupní objednávkou a fakturou budou označeny, prozkoumány a vyřešeny před zpracováním plateb. Rozdíly zahrnují, ale nejsou omezeny na, různé jméno dodavatele, množstevní nesrovnalosti nebo nesrovnalosti v dolarech. 

13. Daň z prodeje by neměla být zahrnuta na žádné faktuře, protože College je subjektem osvobozeným od daně. Oddělení AP poskytne dodavateli dokumentaci na podporu statusu osvobození od daně, včetně čísla osvobození od daně z prodeje a certifikátu, je-li to nutné. 

14. Veškeré nákupy kapitálových aktiv zpracovává oddělení AP. 

15. Oddělení AP zašle všechny schválené platby na evidenční adresu. Jakékoli platby zahrnující speciální manipulaci, jako jsou zásilky přes noc nebo osobní vyzvednutí, vyžadují předchozí schválení. Využití přepravy přes noc a rychlého zpracování plateb bude omezeno na nouzové situace. 

16. Oddělení AP zpracovává šeky a provádí platby dvakrát týdně. Platby šekem oddělení AP a E-CHECK se zpracovávají každý druhý den. 

17. Vrácení peněz studentům se zpracovává v kanceláři kvestoru a šeky jsou vydávány prostřednictvím oddělení AP jednou týdně.

18. Platba šekem, jak je uvedeno níže, by měla být použita, pokud jiné způsoby platby (např. nákupní objednávka a poukázka na drobné) neplatí. Každá objednávka na nákup zboží musí být zpracována oddělením nákupu.   

19. Chybějící, duplicitní a dlouho nevyřízené kontroly se prošetří před vystavením dalšího šeku. Důstojník oddělení AP zpracuje všechny úpravy kontroly v systému kolegů po dokončení všech vyšetřování.

20. Kladné údaje o platbě jsou předány bance po každé dávce platby šekem.

21. Jakékoli dotazy týkající se těchto zásad směřujte na vedoucího oddělení AP. Dotazy lze zasílat elektronicky na Účty splatných na adresu aFREEHUDSONCOUNTYCOMMUNITYCOLLEGE. Případně je možné kontaktovat důstojníka oddělení AP na čísle (201) 360-4055.

Schváleno kabinetem: červenec 2021
Související zásady představenstva: Účetnictví, závazky

Zpět na Policies and Procedures